fbpx

TOP 3 PHƯƠNG PHÁP QUẢN LÝ DỰ ÁN PHỔ BIẾN NHẤT HIỆN NAY

Phát triển doanh nghiệp không phải điều đơn giản. Để vận hành nó một cách có hiệu quả nhất các nhà lãnh đạo cần tìm phương pháp quản lý các dự án phù hợp. Bài viết sau đây sẽ giới thiệu 3 phương pháp quản lý dự án phổ biến nhất 

1. WATERFALL – Mô hình thác nước

Waterfall là một phương pháp quản lý dự án dễ hiểu và dễ ứng dụng nhất hiện nay. Mô hình này dựa trên quy trình thiết kế tuần tự và liên tiếp. Theo mô hình thác nước này, xác định phạm vi dự án, các bộ phận trong công ty sẽ được phân công công việc với mục tiêu và lịch trình thực hiện cụ thể. Các bộ phận này được vận hành tuần tự theo quy trình được đề ra từ trước. Tương tự, các giai đoạn cũng được thực hiện lần lượt và nối tiếp nhau. Đặc biệt giai đoạn mới chỉ được bắt đầu khi giai đoạn trước nó đã xong. 

Ưu điểm:

  • Là phương pháp đơn giản, dễ sử dụng và dễ hiểu.
  • Quy trình thực hiện rõ ràng, phân phối dự án nhanh chóng, dễ dàng phân bổ và tối ưu chi phí.
  • Phù hợp với dự án nhỏ, không phát sinh nhiều yêu cầu mới trong quá trình triển khai 
  • Dễ dàng quản lý và theo dõi tiến độ dự án nhờ quy trình cụ thể và kết quả nằm trong tầm dự đoán.

 Nhược điểm:

  • Khả năng thích ứng kém trước thay đổi trong toàn bộ vòng đời phát triển. Phải đi đúng theo kế hoạch đã đặt ra, nên xử lý tình huống phát sinh không linh hoạt.
  • Do quá trình nghiêm ngặt từng bước một, nên rất khó để xử lý các nhu cầu phát sinh của khách hàng trong khi dự án đã đi vào các giai đoạn triển khai thực hiện. 
  • Waterfall để bước kiểm thử vào cuối vòng đời của mỗi dự án. Nếu bước đánh giá cuối cùng cho thấy dự án không hiệu quả, dễ là bạn sẽ phải làm lại tất cả từ con số 0.

Dự án phù hợp với Waterfall

Phương pháp/mô hình thác nước rất phù hợp với các dự án lớn yêu cầu duy trì các giai đoạn và thời hạn nghiêm ngặt, một số dự án đã được thực hiện nhiều lần mà ít xảy ra phát sinh trong quá trình thực hiện. 

Đặc biệt, phù hợp trong sản xuất và xây dựng tạo ra các sản phẩm vật lý và tuân theo các đơn đặt hàng lắp ráp chính xác, có thể dễ dàng áp dụng các kế hoạch từ các dự án trước đó vào công việc hiện tại với rất ít hoặc không cần điều chỉnh. 

Một số đặc điểm của dự án phù hợp với mô hình thác nước:

  • Đội dự án đã có kinh nghiệm làm việc, trình độ chuyên môn và kỹ thuật cao.
  • Khách hàng xác định được yêu cầu cụ thể, chính xác ngay từ đầu và ít có khả năng thay đổi, loại bỏ được những phát sinh trong quá trình thực hiện.
  • Nắm vững được công nghệ và sự phát triển của công nghệ. 

2. LEAN – mô hình quản trị tinh gọn

Lean à một mô hình bao gồm các nguyên tắc và công cụ cải tiến có hệ thống, tập trung vào việc tạo giá trị từ góc nhìn của khách hàng và loại bỏ những lãng phí trong quá trình sản xuất hoặc cung cấp dịch vụ của một tổ chức. Lean giúp tăng khả năng sử dụng các nguồn lực, rút ngắn thời gian chu trình sản xuất và cung cấp dịch vụ nhằm cung cấp sản phẩm, dịch vụ đáp ứng yêu cầu của khách hàng mà không có bất kỳ sự lãng phí nào thông qua cải tiến liên tục quá trình.

Ưu điểm của Lean:

  • Giảm chi phí tồn kho: Giảm thiểu chi phí tồn kho của các nguyên liệu thô đầu vào, bán thành phẩm và thành phẩm. Khi mua ít nguyên liệu thô, doanh nghiệp sẽ chi ít tiền hơn để thuê nhà kho, ít nhân công để quản lí. 
  • Tăng năng suất và tính linh hoạt:  Công nhân sẽ di chuyển từng bộ phận ngay khi hoàn thành thay vì chờ chuyển từng lô, giúp gia tăng năng suất và tính linh hoạt trong quy trình.
  • Loại bỏ hao phí: Tìm cách loại bỏ hao phí dưới mọi hình thức, chẳng hạn như chuyển động thừa, hàng tồn kho và thời gian chờ.
  • Cải thiện chất lượng: Dây chuyền di chuyển từng bộ phận cho phép công nhân xác định những bộ phận lỗi trước khi số lượng lớn sản phẩm được sản xuất. Lean đưa ra quy trình sản xuất theo mô hình work cell – hoàn thành tất cả các hoạt động sản xuất một sản phẩm trong một khu vực.
  • Cải thiện sự tương tác với khách hàng: Luôn giao tiếp với khách hàng, đáp ứng các mối quan tâm và trải nghiệm của họ với sản phẩm là một trong những động lực hàng đầu trong việc cắt giảm các lãng phí.

Nhược điểm của Lean:

  • Vấn đề cung ứng: Lean phụ thuộc rất nhiều vào các nhà cung ứng nhằm tránh gây gián đoạn. Nếu một trong các nhà cung ứng gặp vấn đề như không chấp nhận giao hàng số lượng ít hoặc tuân theo quy trình quá khắt khe hay những sự cố ngoài ý muốn xảy ra thì buộc toàn bộ dây chuyền phải dừng lại.
  • Chi phí vận hành cao: Khi ứng dụng Lean có nghĩa là hoàn toàn tháo dỡ các thiết bị, hệ thống cũ ở nhà máy trước đó. Chi phí đào tạo nhân lực cao và kéo dài, chi phí thuê các nhà quản lý có kinh nghiệm cao hơn bình thường.
  • Thiếu sự đồng thuận của nhân viên: Lean thường đòi hỏi đại tu toàn bộ hệ thống sản xuất và có thể nhân viên từ chối vì họ thích cách làm cũ hơn. Hơn nữa, Lean đòi hỏi nhân viên phải liên tục kiểm soát chất lượng nhưng một số nhân viên sẽ thấy không hứng thú hoặc không đủ tiêu chuẩn để làm. Những nhân viên lớn tuổi có thể thích phương pháp trước đó và gây cản trở những người khác làm việc. 

Dự án phù hợp với phương pháp quản trị Lean

Lean không chỉ phù hợp với các doanh nghiệp sản xuất. Đối với các doanh nghiệp có xuất hiện một vài trong số những vấn đề dưới đây thì có thể sư dụng Lean:

  • Sản phẩm đang sản xuất bị tồn kho
  • Dòng chảy thông tin và chất lượng thông tin kém
  • Hiếm khi đạt được mục tiêu sản xuất
  • Nhiều chi phí phát sinh, chu kỳ sản xuất dài
  • Dịch vụ chăm sóc khách hàng kém
  • Hồ sơ hàng tồn kho, thông số kỹ thuật sản phẩm, vận chuyển tài liệu có sai sót
  • Các nhà cung cấp trong chuỗi cung ứng có chất lượng sản phẩm thấp hoặc thanh toán chậm .
  • Tồn kho dư thừa một số nguyên vật liệu nhưng lại thiếu những nguyên liệu cần thiết khác
  • Thủ tục hành chính quá phức tạp rườm rà
  • Những khâu không cần thiết xuất hiện thường xuyên trong quy trình
  • Nhiều khách hàng chưa được giao hàng 
  • Duy trì những khu vực khác để làm nơi chứa hàng tồn kho
  • Container còn nhiều không gian trống hoặc sản phẩm bị hư hại trong quá trình vận chuyển

3. 6 SIGMA – mô hình quản lý chất lượng dự án

6 Sigma đo lường các khả năng gây lỗi chứ không phải các sản phẩm bị lỗi. Mục đích của 6 Sigma là cải thiện các quy trình để ngăn những vấn đề và lỗi xảy ra thay vì chỉ tìm ra các giải pháp ngắn hạn hoặc tạm thời để giải quyết vấn đề. Hệ phương pháp này đem tới một tư duy mới cho các doanh nghiệp: thay vì tập trung vào xử lý các sản phẩm lỗi, hãy đầu tư cải thiện quy trình để ngăn lỗi xảy ra, tạo lập sự ổn định gần như hoàn hảo trong quá trình sản xuất và hoạt động kinh doanh.

Ưu điểm của 6 Sigma:

  • Giảm thiểu và loại bỏ lãng phí: Các dự án 6 Sigma mang lại rất nhiều lợi ích về kinh tế thông qua việc nhận diện và loại bỏ các lãng phí trong công việc, các nguồn lực sử dụng không hợp lý, vật tư quá định mức, cải tiến phương pháp quản lý… 
  • Giảm thiểu lỗi và chi phí sửa hàng: Sản phẩm lỗi, chất lượng kém là nguyên nhân gây ra nhiều chi phí phát sinh sau này. Các chi phí có thể bao gồm thời gian, nhân lực, nguyên vật liệu, uy tín công ty… Việc áp dụng các dự án 6 Sigma giúp giảm thiểu các chi phí này thông qua việc cải tiến quy trình và chất lượng sản phẩm. 
  • Xây dựng ổn đinh hệ thống quản lý doanh nghiệp: Để đạt được mục tiêu 3,4 lỗi trên một triệu cơ hội của tiêu chuẩn 6 Sigma, doanh nghiệp cần phải xây dựng cho mình một hệ thống quản lý quy chuẩn hoàn chỉnh hơn. 
  • Giảm thiểu lỗi của con người và sự phụ thuộc vào con người: Một trong những lợi ích lớn nhất đạt được là giảm được chi phí nhân công thông qua việc tăng năng suất và giảm thiểu các công việc lãng phí do sản phẩm lỗi gây ra, ngoài ra còn giảm thiểu hoặc loại bỏ sự phụ thuộc vào các nhân sự có kỹ năng cao.
  • Xây dựng và phát triển nguồn nhân lực: Áp dụng hệ phương pháp 6 Sigma đòi hỏi phải có một nguồn nhân lực có kiến thức về hoạt động của công ty cũng như được đào tạo về cách thực hiện. Nguồn nhân lực vững mạnh sẽ là cơ sở để doanh thực hiện nhiều hơn những kế hoạch cũng như mục tiêu tham vọng hơn nữa.
  • Gia tăng sự hài lòng của khách hàng: Quyết định áp dụng 6 sigma cũng có nghĩa công ty đã nói không với việc để sản phẩm kém chất lượng đến tay khách hàng. Rất nhiều công ty không chỉ đạt được lợi ích về việc cắt giảm chi phí, mà lợi ích thông qua việc thị phần của họ gia tăng đáng kể do khách hàng tin tưởng sản phẩm của các công ty có áp dụng các chương trình cải tiến như 6 Sigma.  

Nhược điểm của 6 Sigma:

  • 6 Sigma chú trọng cải tiến chất lượng chứ không cố gắng cắt giảm chi phí. Để đạt được 6 Sigma thường đòi hỏi thiết bị tốt hơn, đầu tư vào máy móc hệ thống kiểm tra được cải thiện, kiểm tra chất lượng hơn và dung sai chặt chẽ hơn. Điều này có thể tiêu thụ rất nhiều tài nguyên.
  • Không thích hợp trong các lĩnh vực ít lợi nhuận vì muốn đạt được các tiêu chuẩn chất lượng của 6 Sigma cần rất nhiều thời gian và chi phí.
  • 6 Sigma nhấn mạnh vào sự cứng nhắc của quy trình, về cơ bản mâu thuẫn với sự đổi mới và giết chết sự sáng tạo. Những cách tiếp cận sáng tạo như là một vài sai lệch trong sản xuất, sự dư thừa, các giải pháp bất thường, nghiên cứu không đầy đủ đều đi ngược với nguyên tắc 6 Sigma.
  • Dự án 6 Sigma đòi hỏi lực lượng nhân lực có tay nghề cao. Việc kiểm soát chất lượng và nâng cao năng lực của nhân viên yêu cầu phải được thực hiện thường xuyên.
  • Mặc dù phán đoán được các sai lầm, việc chuyển đổi các khái niệm lý thuyết thành ứng dụng thực tế có rất nhiều rào cản thời gian thực cần được giải quyết.

6 Sigma phù hợp với dự án như thế nào?

Phương pháp quản lý 6 Sigma phù hợp với các dự án:

  • Yêu cầu một quy trình cơ bản và thống nhất, không có nhiều thay đổi khi làm việc.
  • Dự án chú trọng quy trình chứ không phải về các mối quan hệ.
  • Đang gặp khó khăn trong quá trình sản xuất, kinh doanh do chi phí đầu vào tăng cao, giá bán giảm, cần tái cấu trúc hoạt động.
  • Sẵn sàng tiêu tốn thời gian và kinh phí để sửa chữa nếu phát hiện lỗ hổng trong quy trình, đầu tư máy móc thiết bị nếu cần thiết – tất cả phục vụ cho sự lâu dài.
  • Đội ngũ lãnh đạo và nhân viên có chuyên môn cao vì sự phức tạp trong triển khai, để dự đoán lỗi, sửa chữa quy trình và kiểm soát chất lượng sản phẩm.

Trên đây là những kiến thức tổng quan về 3 mô hình quản lý dự án tiêu biểu. Hãy đón đọc bài viết tiếp theo để xem các mô hình quản lý phổ biến khác nữa nhé!

>>> Khám phá thêm bài viết ERP VÀ BI – “CẶP ĐÔI” HOÀN HẢO GIÚP QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP HIỆU QUẢ

Bài viết liên quan

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *

EnglishVietnamese
0933184123
chat-active-icon