Ngày càng nhiều doanh nghiệp sản xuất tại Việt Nam có nhu cầu triển khai ERP để quản lý tốt hơn hoạt động của doanh nghiệp, cải tiến năng suất, chất lượng và nâng cao vị thế cạnh tranh trên thị trường. Tuy nhiên, việc triển khai ERP thành công là không hề dễ dàng với các doanh nghiệp sản xuất do quy trình phức tạp và những đặc thù riêng của mỗi ngành, nghề sản xuất.
Eastern Sun là đơn vị hàng đầu trong tư vấn và triển khai giải pháp ERP cho các doanh nghiệp sản xuất với hơn 10 năm kinh nghiệm. Với vô số dự án đã triển khai thành công tại các doanh nghiệp sản xuất với quy mô từ 30 đến 4000 nhân sự, Eastern Sun đưa ra kế hoạch triển khai ERP theo hình thức “may đo”, thiết kế riêng cho các doanh nghiệp tại Việt Nam như sau:
Bước 1: Tiến hành gặp gỡ, trao đổi về nhu cầu, lộ trình, đánh giá mức độ phù hợp của cả hai bên
Nhiều doanh nghiệp sản xuất hiện nay vẫn còn tư duy rằng chỉ cần cài phần mềm, mua một phần mềm quản lý bất cứ đã là chuyển đổi số. Thế nhưng hệ thống ERP không chỉ đơn giản là một phần mềm với vài thao tác cài đặt đơn giản. Nói đến ERP là phải nói đến một giải pháp tổng thể, có khả năng giải quyết vấn đề vận hành trong thực tế của doanh nghiệp. Vì vậy, lựa chọn một đơn vị uy tín, có kinh nghiệm và khả năng giải quyết bài toán quản trị của doanh nghiệp là vô cùng quan trọng.
Sau khi nhận được yêu cầu từ khách hàng, Eastern Sun sẽ tiến hành thiết lập buổi gặp gỡ/trao đổi để nắm bắt được nhu cầu của khách hàng, từ đó đánh giá mức độ phù hợp của cả hai bên và đưa ra lộ trình triển khai ERP hợp lý và tối ưu nhất cho doanh nghiệp.
Về phía doanh nghiệp, cần xem xét mức độ phù hợp dựa trên một vài khía cạnh sau:
- Quy trình vận hành của doanh nghiệp đã tối ưu hay chưa; nếu chưa, có cách nào để tối ưu quy trình này không?
- Lãnh đạo và nhân viên có thực sự quyết tâm triển khai ERP vào doanh nghiệp hay không?
- Văn hoá quản trị của doanh nghiệp có phù hợp để áp dụng ERP hay không?
Triển khai ERP phải nói đến năng lực từ hai phía: doanh nghiệp và nhà cung cấp. Trên thực tế, Eastern Sun từng đề xuất một vài doanh nghiệp nên tạm dừng việc tiến hành triển khai ERP do năng lực của doanh nghiệp tại thời điểm chưa đáp ứng được việc vận hành hệ thống. Song song, Eastern Sun cũng hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận các chương trình nâng cao năng lực, tối ưu quy trình để có thể nhanh chóng triển khai ERP vào thực tế.
Bước 2: Khảo sát, phân tích và tư vấn
Nếu doanh nghiệp phù hợp để tiến hành triển khai hệ thống phần mềm ERP, Eastern Sun sẽ tiến hành khảo sát thực trạng doanh nghiệp, trong đó bao gồm các nội dung: Cơ cấu tổ chức, quy trình, hệ thống báo cáo, từ đó đưa ra giải pháp phù hợp nhất với thực tế của doanh nghiệp.
Không chỉ khảo sát thực trạng, Eastern Sun còn tiến hành phân tích những ưu, nhược điểm trong quá trình vận hành của doanh nghiệp và tư vấn để doanh nghiệp tối ưu hoá, chuẩn hoá các quy trình này. Khi tiến hành chuyển đổi số nói chung và triển khai hệ thống ERP nói riêng, doanh nghiệp sản xuất cần có một quy trình chuẩn, sau đó việc số hoá toàn bộ quy trình này lên hệ thống mới đạt được hiệu quả.
Bước 3: Thiết kế hệ thống phần mềm
Sau khi khảo sát, thống nhất và đi đến ký kết hợp đồng triển khai dự án ERP, hai bên sẽ thành lập đội dự án và cùng phối hợp xây dựng và thống nhất bộ tài liệu mô tả dựa trên mong muốn của doanh nghiệp và giải pháp tư vấn từ Eastern Sun.
Các tài liệu này mô tả chi tiết về yêu cầu các module, tính năng, chức năng, các biểu mẫu, báo cáo, thiết kế giao diện phù hợp với quy trình của doanh nghiệp. Bản mô tả cuối cùng sẽ cần xác nhận từ cả hai phía.
Cần phải lưu ý rằng, việc thành lập đội dự án để cùng thiết kế hệ thống phần mềm là vô cùng quan trọng. Hiện nay, nhân sự trong nhiều doanh nghiệp sản xuất vẫn còn tâm lý ngại thay đổi. Việc áp dụng hệ thống ERP phần nào đó khiến cho công việc thường ngày của họ phải thay đổi, họ phải làm quen với cách làm mới, văn hoá quản trị mới. Vì vậy không ít các doanh nghiệp thất bại với dự án chuyển đổi số bởi con người của dự án đó không thật sự quyết tâm. Chính vì vậy, lãnh đạo doanh nghiệp cần khéo léo cho mọi quản lý, nhân viên trong công ty thấy được tầm quan trọng và lợi ích của việc áp dụng ERP, từ đó cùng đồng lòng, quyết tâm triển khai dự án thành công.
Bước 4: Phát triển hệ thống phần mềm
Từ bộ tài liệu, biểu mẫu mà đội nghiệp vụ đã thống nhất, Eastern Sun tiến hành phát triển hệ thống. Trong suốt quá trình này, Eastern Sun liên tục trao đổi, cập nhật với doanh nghiệp để doanh nghiệp dễ dàng nắm bắt được các vấn đề phát sinh và kịp thời giải quyết.
Bước 5: Cài đặt, đào tạo và vận hành thử
Sau khi cài đặt hệ thống, hai bên sẽ cùng phối hợp cập nhật dữ liệu đầu vào của doanh nghiệp và tiến hành vận hành thử nghiệm hệ thống.
Trong quá trình vận hành thử nghiệm, Eastern Sun sẽ tổ chức đào tạo để doanh nghiệp có thể nhanh chóng làm quen với giao diện, các tính năng và thao tác trên hệ thống. Quá trình này cũng đảm bảo doanh nghiệp phát hiện các lỗi trên hệ thống để kịp thời khắc phục.
Bước 6: Vận hành phần mềm trong thực tế
Sau quá trình vận hành thử, doanh nghiệp tiến hành nghiệm thu dự án. Eastern Sun sẽ bàn giao toàn bộ hệ thống cùng tài liệu hướng dẫn cho doanh nghiệp. Eastern Sun tiếp tục hỗ trợ doanh nghiệp đưa toàn bộ dữ liệu vào vận hành thực tế.
Bước 7: Đo lường hiệu quả sau khi áp dụng phần mềm
Sau khi áp dụng phần mềm, doanh nghiệp có thể bắt đầu tiến hành đo lường hiệu quả của phần mềm ERP với quá trình kinh doanh, sản xuất của doanh nghiệp. Các chỉ số đo lường ROI từ chuyển đổi số có thể tham khảo tại đây.
Bước 8: Bảo trì, nâng cấp hệ thống
Eastern Sun không chỉ là nhà cung cấp phần mềm mà còn tiếp tục đồng hành cùng doanh nghiệp trong quá trình sử dụng phần mềm ERP và đồng hành cùng doanh nghệp để cải tiến, nâng cấ, mở rộng hệ thống theo sự phát triển và mong muốn của doanh nghiệp.
>>> Theo dõi các bài viết khác của chúng tôi
