Trong quá trình chuyển đổi số doanh nghiệp, hai khái niệm “số hóa” và “chuyển đổi số” thường được sử dụng thay thế cho nhau. Tuy nhiên, đây là hai cấp độ hoàn toàn khác nhau trong hành trình ứng dụng công nghệ vào quản trị và vận hành.
Doanh nghiệp có thể đã chuyển hồ sơ giấy thành file điện tử, sử dụng Excel thay sổ sách hoặc triển khai phần mềm cho từng phòng ban. Nhưng điều đó chưa đồng nghĩa doanh nghiệp đã thực sự chuyển đổi số.
Số hóa giúp doanh nghiệp chuyển dữ liệu và quy trình lên môi trường số. Chuyển đổi số sử dụng dữ liệu, công nghệ và hệ thống quản trị như ERP để thay đổi toàn diện cách doanh nghiệp vận hành.
Đặc biệt đối với doanh nghiệp sản xuất, một hệ thống ERP như ESVN ERP có thể đóng vai trò trung tâm trong việc liên kết dữ liệu từ bán hàng, mua hàng, kho, sản xuất, kế toán đến nhân sự, giúp doanh nghiệp chuyển từ quản lý rời rạc sang mô hình quản trị tập trung dựa trên dữ liệu.
1. Số hóa là gì?
Số hóa là quá trình chuyển thông tin, dữ liệu hoặc các hoạt động truyền thống sang môi trường kỹ thuật số nhằm giúp doanh nghiệp lưu trữ, xử lý và khai thác thông tin thuận tiện hơn.
Số hóa trong doanh nghiệp thường bao gồm hai cấp độ chính.
1.1. Số hóa dữ liệu
Số hóa dữ liệu – Digitization – là quá trình chuyển dữ liệu vật lý thành dữ liệu điện tử.
Ví dụ:
- Scan hợp đồng giấy thành file PDF.
- Chuyển hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử.
- Chuyển sổ sách sang Excel.
- Lưu hồ sơ nhân viên trên máy tính.
- Chuyển biểu mẫu giấy sang biểu mẫu điện tử.
- Lưu chứng từ kho và sản xuất trên hệ thống.
Ở giai đoạn này, doanh nghiệp chủ yếu thay đổi hình thức lưu trữ dữ liệu, trong khi quy trình xử lý công việc có thể vẫn giữ nguyên.
1.2. Số hóa quy trình
Số hóa quy trình – Digitalization – là việc sử dụng công nghệ để giảm thao tác thủ công và hỗ trợ thực hiện các quy trình hiện tại.
Ví dụ, trước đây doanh nghiệp lập đề nghị mua hàng bằng giấy, chuyển qua nhiều cấp phê duyệt rồi mới gửi sang bộ phận mua hàng.
Sau khi số hóa, đề nghị mua hàng có thể được tạo và phê duyệt trực tiếp trên phần mềm.
Trong sản xuất, thay vì ghi sản lượng cuối ca vào giấy rồi nhập lại vào Excel, nhân viên có thể cập nhật trực tiếp dữ liệu sản xuất trên hệ thống.
Như vậy, số hóa giúp doanh nghiệp thực hiện công việc hiện tại nhanh hơn, chính xác hơn và giảm phụ thuộc vào giấy tờ.
Tuy nhiên, nếu dữ liệu giữa các phòng ban vẫn tách biệt thì doanh nghiệp mới chỉ số hóa từng phần chứ chưa thực sự chuyển đổi số.
2. Chuyển đổi số doanh nghiệp là gì?
Chuyển đổi số doanh nghiệp – Digital Transformation – là quá trình ứng dụng công nghệ và dữ liệu để thay đổi cách doanh nghiệp vận hành, quản trị và tạo ra giá trị.
Khác với số hóa chỉ tập trung vào một công việc hoặc một bộ phận, chuyển đổi số có phạm vi rộng hơn, tác động đến:
- Quy trình vận hành.
- Dữ liệu doanh nghiệp.
- Hệ thống quản trị.
- Cách phối hợp giữa các phòng ban.
- Phương thức ra quyết định của lãnh đạo.
- Văn hóa và cách làm việc của nhân sự.
- Trải nghiệm khách hàng.
- Mô hình kinh doanh.
Có thể hình dung quá trình này theo ba cấp độ:
Digitization → Digitalization → Digital Transformation
Trong đó:
Digitization: chuyển dữ liệu vật lý thành dữ liệu số.
Digitalization: sử dụng phần mềm để thực hiện quy trình hiệu quả hơn.
Digital Transformation: kết nối dữ liệu, quy trình và các bộ phận để hình thành một hệ thống quản trị doanh nghiệp thống nhất.
Đây cũng là lý do các hệ thống ERP – Enterprise Resource Planning thường đóng vai trò quan trọng trong chiến lược chuyển đổi số của doanh nghiệp.
ERP không chỉ số hóa từng nghiệp vụ mà hướng tới việc liên kết toàn bộ dữ liệu vận hành trên một nền tảng chung.
3. Phân biệt chuyển đổi số và số hóa
Số hóa và chuyển đổi số đều dựa trên công nghệ nhưng khác nhau về mục tiêu, phạm vi và giá trị mang lại.
| Tiêu chí | Số hóa | Chuyển đổi số |
|---|---|---|
| Phạm vi | Một dữ liệu, nghiệp vụ hoặc phòng ban | Toàn bộ doanh nghiệp |
| Mục tiêu | Giảm giấy tờ, giảm thao tác thủ công | Thay đổi cách doanh nghiệp vận hành |
| Dữ liệu | Có thể vẫn phân tán | Được kết nối và quản lý tập trung |
| Quy trình | Số hóa quy trình hiện tại | Chuẩn hóa và tái cấu trúc quy trình |
| Con người | Học sử dụng công cụ mới | Thay đổi cả cách làm việc và tư duy |
| Hệ thống | Có thể sử dụng nhiều phần mềm rời rạc | Hướng tới nền tảng quản trị tích hợp |
| Báo cáo | Thường phải tổng hợp từ nhiều nguồn | Khai thác dữ liệu tập trung |
| Hiệu quả | Tiết kiệm thời gian | Nâng cao hiệu suất và năng lực quản trị |
Có thể hiểu đơn giản:
Số hóa = chuyển công việc lên môi trường số.
Chuyển đổi số = sử dụng công nghệ và dữ liệu để thay đổi cách doanh nghiệp vận hành.
4. Ví dụ chuyển đổi số và số hóa trong doanh nghiệp sản xuất
Đối với doanh nghiệp sản xuất, sự khác biệt giữa số hóa và chuyển đổi số thể hiện rất rõ trong các hoạt động hằng ngày.
4.1. Quản lý kho
Số hóa:
Nhân viên nhập phiếu nhập – xuất kho vào Excel thay vì ghi sổ giấy.
Thông tin đã được số hóa nhưng bộ phận bán hàng, sản xuất và kế toán vẫn phải hỏi hoặc gửi file cho nhau.
Chuyển đổi số:
Kho được quản lý trên hệ thống ERP.
Khi nguyên vật liệu nhập kho, tồn kho được cập nhật trên hệ thống. Bộ phận sản xuất có thể kiểm tra nguyên liệu, mua hàng theo dõi nhu cầu bổ sung và kế toán sử dụng dữ liệu phục vụ hạch toán.
Dữ liệu kho trở thành nguồn thông tin chung của toàn doanh nghiệp.
4.2. Quản lý sản xuất
Số hóa:
Kế hoạch sản xuất được lập bằng Excel.
Sản lượng cuối ca được tổng hợp thủ công.
Báo cáo sản xuất được gửi qua email hoặc Zalo.
Chuyển đổi số:
Kế hoạch sản xuất được liên kết với đơn hàng, nguyên vật liệu và tình trạng tồn kho.
Thông tin tiến độ được cập nhật trên hệ thống.
Nhà quản lý có thể theo dõi kế hoạch, sản lượng và các vấn đề phát sinh từ dữ liệu tập trung.
4.3. Quản lý mua hàng
Số hóa:
Nhân viên tạo đơn mua hàng bằng Excel hoặc Word và gửi email cho nhà cung cấp.
Chuyển đổi số:
Nhu cầu mua hàng được hình thành từ kế hoạch sản xuất hoặc tồn kho.
Đề nghị mua, phê duyệt, đơn mua và nhập kho được quản lý theo một quy trình thống nhất.
Dữ liệu mua hàng tiếp tục được sử dụng cho quản lý công nợ và kế toán.
4.4. Quản lý bán hàng
Số hóa:
Bộ phận sales theo dõi khách hàng, báo giá và đơn hàng bằng Excel.
Chuyển đổi số:
Đơn hàng bán được liên kết với tồn kho, sản xuất, giao hàng và kế toán.
Nhân viên kinh doanh có thể biết tình trạng đáp ứng đơn hàng mà không cần liên tục trao đổi thủ công với kho hoặc sản xuất.
4.5. Quản lý kế toán
Số hóa:
Chứng từ được lưu dưới dạng file điện tử nhưng kế toán vẫn phải tổng hợp dữ liệu từ nhiều phòng ban.
Chuyển đổi số:
Dữ liệu bán hàng, mua hàng, kho và các nghiệp vụ liên quan được tập trung trên hệ thống, giúp giảm việc nhập lại cùng một thông tin nhiều lần.
Đây chính là sự khác biệt quan trọng giữa việc số hóa từng nghiệp vụ và xây dựng một hệ thống ERP phục vụ chuyển đổi số doanh nghiệp.
5. Vì sao số hóa bằng nhiều phần mềm riêng lẻ chưa phải chuyển đổi số?
Một trong những tình trạng phổ biến của doanh nghiệp là mỗi phòng ban sử dụng một công cụ riêng.
Ví dụ:
- Bán hàng dùng Excel.
- Kho sử dụng một phần mềm riêng.
- Sản xuất có hệ thống khác.
- Nhân sự lưu dữ liệu trên một nền tảng khác.
- Kế toán sử dụng phần mềm độc lập.
Nhìn bề ngoài, doanh nghiệp đã ứng dụng rất nhiều công nghệ.
Tuy nhiên, nếu dữ liệu không kết nối, nhân viên vẫn phải:
- Copy dữ liệu giữa các file.
- Xuất Excel từ hệ thống này rồi nhập vào hệ thống khác.
- Gửi báo cáo qua email.
- Đối chiếu số liệu thủ công.
- Chờ từng bộ phận tổng hợp thông tin.
Khi đó, doanh nghiệp đang hình thành các “ốc đảo dữ liệu”.
Mỗi bộ phận đều có dữ liệu số nhưng doanh nghiệp lại chưa có một nguồn dữ liệu thống nhất.
Đây chính là một trong những vấn đề mà phần mềm ERP hướng tới giải quyết.
6. ERP đóng vai trò gì trong chuyển đổi số doanh nghiệp?
ERP là viết tắt của Enterprise Resource Planning – Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp.
Khác với những phần mềm chỉ giải quyết một nghiệp vụ riêng lẻ, ERP được xây dựng nhằm kết nối nhiều hoạt động quan trọng của doanh nghiệp trên cùng một nền tảng.
Trong một hệ thống ERP, dữ liệu có thể được liên kết theo chuỗi:
Bán hàng → Kho → Sản xuất → Mua hàng → Kho → Giao hàng → Kế toán.
Nhờ đó, thông tin phát sinh ở một bộ phận có thể được sử dụng cho các nghiệp vụ liên quan mà không phải nhập lại nhiều lần.
Những giá trị ERP mang lại cho chuyển đổi số
ERP giúp doanh nghiệp:
- Xây dựng nguồn dữ liệu tập trung.
- Chuẩn hóa quy trình vận hành.
- Kết nối các phòng ban.
- Giảm nhập liệu và tổng hợp thủ công.
- Hạn chế sai lệch dữ liệu.
- Tăng khả năng kiểm soát hoạt động.
- Hỗ trợ lãnh đạo tiếp cận dữ liệu nhanh hơn.
- Tạo nền tảng cho quản trị dựa trên dữ liệu.
Vì vậy, với những doanh nghiệp muốn chuyển từ số hóa riêng lẻ sang quản trị tổng thể, ERP thường là một trong những nền tảng công nghệ quan trọng trong quá trình chuyển đổi số.
7. ESVN ERP hỗ trợ chuyển đổi số doanh nghiệp như thế nào?
ESVN ERP là giải pháp quản trị doanh nghiệp tích hợp được phát triển theo hướng kết nối dữ liệu và quy trình giữa các bộ phận trên cùng một hệ thống.
Thay vì mỗi phòng ban quản lý dữ liệu trên một file hoặc phần mềm riêng, ESVN ERP hướng tới việc xây dựng một nền tảng dữ liệu thống nhất phục vụ toàn bộ hoạt động vận hành.
Hệ thống bao gồm các phân hệ quản trị chính như:
- Quản lý sản xuất.
- Quản lý mua hàng.
- Quản lý bán hàng.
- Quản lý kho.
- Quản lý kế toán.
- Quản lý nhân sự.
- Quản lý công việc.
- Quản lý dự án.
7.1. Số hóa quy trình doanh nghiệp
ESVN ERP giúp doanh nghiệp chuyển nhiều nghiệp vụ đang được xử lý bằng giấy tờ, Excel hoặc trao đổi thủ công lên hệ thống.
Các dữ liệu phát sinh được lưu trữ tập trung, dễ truy xuất và sử dụng cho những bước tiếp theo trong quy trình.
7.2. Kết nối dữ liệu giữa các phòng ban
Điểm quan trọng trong chuyển đổi số không chỉ là dữ liệu được số hóa mà là dữ liệu có thể luân chuyển xuyên suốt doanh nghiệp.
Ví dụ:
Khi bộ phận bán hàng tạo đơn hàng, dữ liệu có thể trở thành cơ sở để kiểm tra tồn kho hoặc lập kế hoạch sản xuất.
Kế hoạch sản xuất tạo nhu cầu nguyên vật liệu.
Khi nguyên vật liệu thiếu, bộ phận mua hàng có cơ sở để lập kế hoạch bổ sung.
Hàng nhập kho tiếp tục cập nhật dữ liệu tồn kho và phục vụ các nghiệp vụ liên quan.
Nhờ đó, các phòng ban có thể làm việc trên cùng một nguồn thông tin.
7.3. Hỗ trợ chuyển đổi số trong doanh nghiệp sản xuất
Đối với doanh nghiệp sản xuất, dữ liệu thường trải rộng trên nhiều bộ phận:
Kinh doanh – Kế hoạch – Kho – Mua hàng – Sản xuất – Kế toán.
Nếu những dữ liệu này được quản lý riêng lẻ, nhà quản lý rất khó có được một bức tranh toàn diện về hoạt động doanh nghiệp.
ESVN ERP giúp doanh nghiệp từng bước xây dựng chuỗi quản trị thống nhất:
Đơn hàng → Kế hoạch sản xuất → Nguyên vật liệu → Mua hàng → Sản xuất → Kho → Giao hàng → Kế toán.
Đây là nền tảng quan trọng để doanh nghiệp sản xuất từng bước chuyển từ quản lý bằng Excel và phần mềm rời rạc sang mô hình quản trị số tập trung.
8. Doanh nghiệp nên bắt đầu chuyển đổi số từ đâu?
Chuyển đổi số không nhất thiết phải bắt đầu bằng một dự án lớn.
Doanh nghiệp nên tập trung vào những điểm đang gây ảnh hưởng nhiều nhất đến hoạt động vận hành.
Bước 1: Xác định điểm nghẽn
Hãy xác định những công việc đang:
- Phụ thuộc nhiều vào Excel.
- Nhập liệu nhiều lần.
- Mất nhiều thời gian tổng hợp báo cáo.
- Dễ xảy ra sai lệch dữ liệu.
- Cần trao đổi liên tục giữa nhiều phòng ban.
Bước 2: Chuẩn hóa dữ liệu
Doanh nghiệp cần xây dựng các danh mục dữ liệu thống nhất như:
- Khách hàng.
- Nhà cung cấp.
- Sản phẩm.
- Nguyên vật liệu.
- Kho.
- Nhân sự.
- Đơn hàng.
- Các mã quản trị.
Bước 3: Chuẩn hóa quy trình
Trước khi đưa quy trình lên ERP, doanh nghiệp cần xác định rõ:
- Ai tạo dữ liệu?
- Ai kiểm tra?
- Ai phê duyệt?
- Dữ liệu chuyển sang đâu?
- Trường hợp nào cần cảnh báo?
Bước 4: Triển khai ERP theo từng giai đoạn
Doanh nghiệp không nhất thiết triển khai toàn bộ hệ thống cùng một lúc.
Có thể bắt đầu từ những nghiệp vụ cốt lõi như:
Kho – Sản xuất – Mua hàng – Bán hàng – Kế toán
sau đó mở rộng sang nhân sự, công việc và dự án.
Bước 5: Kết nối dữ liệu và xây dựng quản trị tập trung
Khi các phòng ban cùng vận hành trên một nguồn dữ liệu, doanh nghiệp có thể giảm dần việc tổng hợp Excel thủ công và từng bước xây dựng mô hình quản trị dựa trên dữ liệu.
9. Số hóa hay chuyển đổi số – doanh nghiệp đang ở giai đoạn nào?
Doanh nghiệp có thể tự đánh giá bằng một số câu hỏi:
- Các phòng ban có đang sử dụng nhiều file Excel riêng lẻ?
- Một dữ liệu có phải nhập lại ở nhiều hệ thống?
- Báo cáo quản trị có phải tổng hợp thủ công?
- Kho và sản xuất có sử dụng chung dữ liệu?
- Bán hàng có biết tình trạng tồn kho hoặc tiến độ sản xuất?
- Dữ liệu mua hàng có liên kết với tồn kho?
- Lãnh đạo có thể nắm tình hình vận hành mà không phải chờ nhân viên tổng hợp báo cáo?
- Các phòng ban có cùng sử dụng một nguồn dữ liệu?
Nếu phần lớn câu trả lời là “chưa”, doanh nghiệp có thể đã thực hiện số hóa nhưng vẫn còn khoảng cách đáng kể để tiến tới chuyển đổi số toàn diện.
10. Kết luận
Số hóa và chuyển đổi số không phải là một.
Số hóa là bước đầu giúp doanh nghiệp đưa dữ liệu và công việc từ môi trường truyền thống lên môi trường số.
Chuyển đổi số đi xa hơn bằng việc kết nối dữ liệu, chuẩn hóa quy trình và thay đổi cách doanh nghiệp quản trị dựa trên công nghệ.
Đối với doanh nghiệp sản xuất, thách thức lớn nhất thường không nằm ở việc thiếu phần mềm mà ở việc dữ liệu đang phân tán giữa bán hàng, kho, sản xuất, mua hàng, kế toán và các bộ phận khác.
Một hệ thống ERP tích hợp như ESVN ERP giúp doanh nghiệp từng bước kết nối những mắt xích này, xây dựng nguồn dữ liệu tập trung và hình thành nền tảng quản trị toàn diện.
Thay vì chỉ hỏi:
“Doanh nghiệp đã số hóa được bao nhiêu công việc?”
Doanh nghiệp nên đặt câu hỏi:
“Dữ liệu và quy trình giữa các phòng ban đã thực sự được kết nối hay chưa?”
Đó mới là một trong những dấu hiệu quan trọng cho thấy doanh nghiệp đang tiến từ số hóa tới chuyển đổi số thực chất.
ESVN ERP – Nền tảng quản trị doanh nghiệp tích hợp, kết nối dữ liệu và đồng hành cùng doanh nghiệp trên hành trình chuyển đổi số.
