Đầu tuần, kế hoạch đã phân công đầy đủ: đơn hàng nào cắt trước, chi tiết nào chuyển sang chấn, lô nào cần hoàn thiện để giao khách. Nhưng chỉ sau một ngày, lịch phải điều chỉnh vì thiếu vật tư, máy đang bận hoặc bán thành phẩm chưa sẵn sàng.
Khi những thay đổi liên tục xuất hiện, bộ phận kế hoạch dễ dành phần lớn thời gian để gọi điện, hỏi tiến độ và sắp xếp lại công việc.
Trong gia công kim loại tấm, một lịch sản xuất chỉ có thể triển khai khi phù hợp với điều kiện thực tế. Để hạn chế tình trạng có kế hoạch nhưng vẫn chậm giao, nhà máy cần kiểm tra cả dữ liệu đầu vào, năng lực thực hiện và cách cập nhật phát sinh.
1. Kế hoạch sản xuất cần thể hiện điều gì?
Lập kế hoạch sản xuất kim loại tấm là xác định khối lượng công việc, nguồn lực và thời gian cần thiết để đáp ứng đơn hàng. Khi triển khai xuống xưởng, kế hoạch cần được cụ thể hóa thành lịch thực hiện tại từng công đoạn.
Một kế hoạch có thể sử dụng để điều hành cần trả lời được:
- Cần sản xuất chi tiết nào, số lượng bao nhiêu?
- Chi tiết đi qua những công đoạn nào?
- Vật tư và tài liệu kỹ thuật đã sẵn sàng chưa?
- Máy móc, nhân lực nào thực hiện?
- Khi nào phải hoàn thành để đáp ứng lịch giao?
Nếu chỉ có tên đơn hàng và ngày kết thúc, người quản lý khó xác định công đoạn nào đang gây chậm hoặc cần điều chỉnh nguồn lực ở đâu.
2. Bốn nguyên nhân khiến lịch sản xuất liên tục thay đổi
Xếp lịch khi chưa xác nhận đủ điều kiện thực hiện
Một lệnh đã được đưa vào ca sản xuất nhưng vật liệu đúng độ dày chưa về. Lệnh khác có đủ vật tư nhưng bản vẽ vẫn đang chờ duyệt.
Công việc đã có trên lịch, nhưng chưa thể bắt đầu. Tổ sản xuất phải chuyển sang lệnh khác, kéo theo việc thay đổi thứ tự cấp vật tư và bàn giao.
Trước khi phát hành lịch, cần phân biệt công việc đã đủ điều kiện triển khai với công việc mới chỉ dự kiến. Mỗi điều kiện còn thiếu nên có người phụ trách và thời điểm xác nhận.
Tính thời gian gia công nhưng bỏ sót thời gian chuẩn bị
Thời gian hoàn thành một lô hàng còn phụ thuộc vào việc thay dụng cụ, thiết lập máy, kiểm tra chi tiết đầu tiên và vận chuyển giữa các vị trí.
Ví dụ, hai đơn hàng cùng qua máy chấn nhưng sử dụng bộ dụng cụ khác nhau. Nếu xếp nối tiếp chỉ theo thời gian chấn, lịch có thể thiếu khoảng thời gian cần để chuyển đổi.
Nhà máy nên xây dựng thời gian chuẩn bị phù hợp với từng nhóm công việc, sau đó đối chiếu với kết quả thực tế để điều chỉnh.
Từng máy có lịch riêng nhưng các công đoạn chưa khớp nhau
Máy cắt có thể hoàn thành nhiều chi tiết trong một ca, trong khi công đoạn chấn hoặc hàn chưa đủ khả năng tiếp nhận.
Nếu tiếp tục ưu tiên sản lượng cắt mà chưa xét nhu cầu của công đoạn sau, bán thành phẩm có thể tập trung tại khu vực chờ. Một số chi tiết được làm sớm nhưng chưa cần dùng, còn chi tiết cần để hoàn thiện bộ sản phẩm lại chưa đến lượt.
Vì vậy, cần đối chiếu thứ tự công việc giữa các công đoạn với nhu cầu hoàn thành từng đơn hàng.
Thay đổi ưu tiên nhưng chưa đánh giá tác động
Một đơn hàng gấp được đưa vào lịch có thể làm dịch chuyển nhiều công việc đã sắp xếp trước đó.
Điều cần làm rõ là đơn nào bị lùi, công đoạn nào bị ảnh hưởng và thời hạn mới có còn đáp ứng cam kết với khách hàng hay không.
Nếu việc đổi ưu tiên chỉ được trao đổi miệng, mỗi bộ phận có thể tiếp tục làm theo một phiên bản kế hoạch khác nhau.
3. Ví dụ: Cắt xong vẫn chưa thể chuyển sang hàn
Giả sử một đơn hàng khung vỏ gồm tấm thân, cửa và các chi tiết gá. Bộ phận kế hoạch ưu tiên cắt toàn bộ tấm thân để tận dụng vật liệu.
Sau khi cắt, nhiều tấm thân được chuyển sang chấn. Tuy nhiên, công đoạn hàn vẫn chưa bắt đầu vì thiếu chi tiết gá. Trong khi đó, máy chấn tiếp tục xử lý một đơn hàng khác.
Báo cáo sản lượng cho thấy xưởng đã hoàn thành nhiều chi tiết, nhưng đơn hàng cần giao vẫn chưa đủ điều kiện chuyển bước.
Trong tình huống minh họa này, người lập kế hoạch cần rà soát danh sách chi tiết tạo thành một bộ, thời điểm từng chi tiết phải sẵn sàng và khả năng tiếp nhận của công đoạn sau. Nhờ đó, thứ tự sản xuất có cơ sở để phục vụ mục tiêu hoàn thiện đơn hàng.
4. Năm bước giúp kế hoạch bám sát thực tế
Bước 1: Chốt yêu cầu của đơn hàng
Xác nhận số lượng, phiên bản bản vẽ, yêu cầu kỹ thuật và lịch giao từng đợt. Với thông tin còn chờ khách hàng hoặc kỹ thuật xác nhận, cần ghi rõ trạng thái trước khi cam kết lịch thực hiện.
Bước 2: Rà soát vật tư và bán thành phẩm
Đối chiếu nhu cầu với lượng vật tư có thể cấp cho lệnh. Phần đang dành cho đơn khác, đang chờ kiểm tra hoặc chưa về kho cần được phân biệt rõ.
Tương tự, cần kiểm tra bán thành phẩm đầu vào đã đủ số lượng và đạt điều kiện chuyển công đoạn hay chưa.
Bước 3: Kiểm tra nguồn lực tại từng công đoạn
Xem xét lịch máy, ca làm việc, nhân lực phù hợp và thời gian chuẩn bị. Với công đoạn dự kiến quá tải, cần đánh giá phương án điều chỉnh trước khi đưa ra mốc hoàn thành.
Bước 4: Thống nhất thứ tự ưu tiên
Quy tắc ưu tiên cần rõ ràng, chẳng hạn căn cứ vào hạn giao, mức độ sẵn sàng hoặc nhu cầu hoàn thiện bộ sản phẩm.
Khi có yêu cầu chen đơn, cần xác nhận tác động và thông báo lịch đã điều chỉnh đến các bộ phận liên quan.
Bước 5: Cập nhật kết quả và xử lý chênh lệch
Theo dõi thời điểm bắt đầu, số lượng đạt, phần còn lại và nguyên nhân chờ. Nhà máy có thể quy định cập nhật theo ca hoặc tại các mốc bàn giao phù hợp.
Một báo cáo “chưa hoàn thành” sẽ hữu ích hơn khi kèm nguyên nhân, người xử lý và thời gian dự kiến khắc phục.
5. Bảng rà soát trước khi phát hành lịch sản xuất
| Nội dung | Câu hỏi cần xác nhận |
|---|---|
| Yêu cầu kỹ thuật | Bản vẽ và định mức đã được duyệt chưa? |
| Vật tư | Đã đủ vật tư đúng quy cách cho lệnh này chưa? |
| Công đoạn trước | Bán thành phẩm có sẵn và đủ điều kiện chuyển bước không? |
| Máy móc, nhân lực | Nguồn lực có thực sự sẵn sàng trong thời gian đã xếp? |
| Thời gian chuẩn bị | Đã tính việc thiết lập máy và chuyển đổi công việc chưa? |
| Hạn giao | Lịch đã bao gồm kiểm tra, hoàn thiện và đóng gói chưa? |
Bảng rà soát này có thể áp dụng thử cho một nhóm đơn hàng. Những nội dung thường xuyên chưa xác nhận được chính là điểm cần ưu tiên chuẩn hóa dữ liệu.
6. Eastern Sun hỗ trợ quản lý kế hoạch sản xuất như thế nào?
Phân hệ Quản lý sản xuất của Eastern Sun ERP hỗ trợ lập kế hoạch tổng hợp và chi tiết, hiển thị lịch bằng biểu đồ Gantt, theo dõi kế hoạch theo công đoạn, thời gian và máy móc.
Hệ thống còn hỗ trợ quản lý lệnh sản xuất, tra cứu tồn kho vật tư, tham chiếu bản vẽ và ghi nhận kiểm tra chất lượng. Đây là các nhóm chức năng có thể được xem xét khi xây dựng phương án quản lý cho xưởng kim loại tấm.
Cách áp dụng cần được thống nhất theo quy trình, dữ liệu và phạm vi triển khai của từng nhà máy.
Đưa một đơn hàng thực tế vào buổi tư vấn
Nhà máy của bạn thường xuyên phải đổi lịch vì thiếu vật tư, công đoạn quá tải hoặc thông tin cập nhật chậm?
Hãy bắt đầu từ một đơn hàng đang gặp vướng mắc: bản vẽ, danh sách chi tiết, các công đoạn và mốc giao dự kiến. Những thông tin này giúp làm rõ điểm cần cải thiện trước khi lựa chọn giải pháp.
Liên hệ Eastern Sun để được tư vấn phương án quản lý kế hoạch và tiến độ phù hợp với quy trình sản xuất của doanh nghiệp.
Tìm hiểu giải pháp quản lý sản xuất và đăng ký tư vấn cùng Eastern Sun tạo ảnh phù hợp với bài web sau
