HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM ERP TỪ A ĐẾN Z

Lượt xem bài viết: 853

Là nhà quản trị, chắc hẳn bạn luôn quan tâm tới những giải pháp công nghệ hữu ích cho quản lý và điều hành doanh nghiệp. Và ERP là giải pháp giúp bạn thực hiện hoạt động quản lý của mình dễ dàng và hiệu quả hơn. Vậy phần mềm ERP là gì? Làm sao để làm quen và sử dụng thành thạo phần mềm ERP. Bài viết dưới đây sẽ giải đáp những thắc mắc của người dùng khi sử dụng phần mềm ERP.

Phần mềm ERP là gì?

Thuật ngữ “ERP” hoặc “Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp” lần đầu được biết đến vào những năm 1990 bởi nhà phân tích ngành The Gartner Group. Thuật ngữ này bắt đầu từ MRP, một thuật ngữ đã được biết đến trong kinh doanh tại thời điểm đó. MRP là từ viết tắt của cả Material Requirements Planning (MRP) và Manufacturing Resource Planning (MRPII). Sau đó những hệ thống này được tạo lại vào những năm 1960 khi các công ty sản xuất đang tìm kiếm cách để cải thiện độ hiệu quả và đưa ra quyết định cho nhà quản lý dây chuyền sản xuất.

Eastern Sun ERP là hệ thống phần mềm ERP Make in Vietnam, được phát triển bởi đội ngũ kỹ sư người Việt, dành riêng cho doanh nghiệp Việt Nam

Vào những năm 1990, The Gartner Group và một số doanh nghiệp tiên phóng đã tìm cách áp dụng hệ thống MRP vào các loại doanh nghiệp khác và muốn mở rộng khả năng và quy trình đến các lĩnh vực khác trong tổ chức và ERP được khai sinh ra từ đó. ERP là viết tắt của Enterprise Resource Planning (Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp). Phần mềm ERP bao gồm các công cụ quản lý quy trình kinh doanh chiến lược và mạnh mẽ có thể được sử dụng để quản lý thông tin trong một tổ chức. Đầu tiên, ERP tập trung sắp xếp dữ liệu và hợp lý hóa các quy trình liên quan đến lĩnh vực hậu bị, chẳng hạn như quản lý kho hàng, mua hàng, nhân sự, tài chính, CNTT, sản xuất, lên kế hoạch và lên lịch trình và các lĩnh vực có liên quan khác.

Mặc dù ngày nay mọi công ty và tổ chức hoạt động khác nhau, họ đều phải đối mặt với một thách thức chung: để duy trì cạnh tranh trong môi trường kinh doanh ngày nay, họ cần một phương pháp độc lập và hiệu quả để lưu trữ và truy cập thông tin. Đó là tình huống mà hệ thống ERP có vai trò quan trọng. Hệ thống ERP tích hợp tất cả các khía cạnh của một doanh nghiệp vào một hệ thống thông tin toàn diện có thể được truy cập bởi các cá nhân trong toàn bộ tổ chức.

Lợi ích của phần mềm ERP

Tại sao ngày càng nhiều doanh nghiệp thuộc mọi quy mô đang triển khai các hệ thống ERP hơn bao giờ hết? Dưới đây là một số lý do và lợi ích chính khiến các tổ chức sử dụng hệ thống ERP:

Tài chính & Kế toán
Cung cấp cho các nhà lãnh đạo doanh nghiệp thông tin trong thời gian thực về hoạt động của họ.
Cung cấp cho các nhà lãnh đạo doanh nghiệp và các nhóm quyền truy cập tức thì vào chuỗi cung ứng toàn cầu của họ.
Cho phép các nhà lãnh đạo doanh nghiệp xác định thách thức, khám phá cơ hội và đưa ra quyết định nhanh hơn ảnh hưởng đến các lĩnh vực khác nhau của doanh nghiệp.
Giúp tự động hóa và hợp lý hóa các công việc nhàm chán và quy trình dư thừa.
Cung cấp cho nhân viên các công cụ và dữ liệu mà họ cần để đạt được thành công.
Cung cấp một điểm tin cậy cho tổ chức.
Thường có thể được truy cập ở bất kỳ đâu (ngoài địa điểm và từ thiết bị di động).
Giúp tăng năng suất trong nhóm của bạn.
Giúp các nhóm cộng tác với nhau và với các nhà cung cấp bên thứ ba dễ dàng hơn.
Cung cấp công cụ báo cáo và dự đoán mạnh mẽ mà bạn có thể sử dụng để đưa ra các quyết định sáng suốt về tương lai của doanh nghiệp.
Bảo mật dữ liệu và giúp đảm bảo rằng doanh nghiệp của bạn tiếp tục hoạt động theo các quy định và luật toàn cầu.

Hướng dẫn làm quen và sử dụng phần mềm ERP đơn giản

Eastern Sun ERP là hệ thống phần mềm ERP phù hợp cho các doanh nghiệp sản xuất bao gồm 8 phân hệ cơ bản:

Quản lý sản xuất
Quản lý kho
Quản lý mua hàng
Quản lý bán hàng
Quản lý Nhân sự
Kế toán quản trị
Quản lý công việc
Quản lý dự án

Những thao tác người dùng cần làm quen với hệ thống Eastern Sun ERP bao gồm:

Truy cập và phân quyền truy cập: Mỗi người dùng sẽ được cấp một tài khoản riêng, doanh nghiệp có thể dễ dàng phân quyền truy cập cho mỗi tài khoản dựa trên vị trí, chức vụ, quyền hạn của nhân sự nhằm đảm bảo tính bảo mật của doanh nghiệp.

Màn hình dashboard: Mỗi phân hệ sở hữu một màn hình dashboard riêng giúp nhân sự/quản lý nắm bắt được tình hình thực tế của bộ phận, phòng, ban. Các biểu đồ kết hợp cùng số liệu trực quan, cập nhật theo thời gian thực hỗ trợ lãnh đạo nắm bắt, điều hành doanh nghiệp đơn giản, hiệu quả

Các module chức năng và các tính năng: Mỗi phân hệ sẽ bao gồm nhiều module liên quan hỗ trợ phòng ban vận hành doanh nghiệp hiệu quả. Ưu thế nổi trội của Eastern Sun ERP là giải pháp “may đo”, vì vậy doanh nghiệp có thể lựa chọn sử dụng/bỏ bớt những module, tính năng để phù hợp với quy trình thực tế của doanh nghiệp.

Các thao tác trên phần mềm: Người dùng có thể dễ dàng xem, thêm, sửa, xoá, phê duyệt,…vv…ngay trên hệ thống dựa trên quyền truy cập của mình. Ví dụ như nếu người dùng là nhân viên kinh doanh, người dùng có thể thao tác trình duyệt báo giá online ngay trên hệ thống và phải được cấp trên phê duyệt mới có thể tạo lập đơn hàng mới từ báo giá đã được duyệt. Tất cả các thao tác này đều được thực hiện online, không mất thời gian in ấn, trình duyệt trực tiếp.
Báo cáo tự động: Với Eastern Sun ERP, các báo cáo được tổng hợp tự động. Người dùng có thể xem trực tiếp báo cáo trên hệ thống hoặc xuất excel (theo mẫu biểu của doanh nghiệp) khi cần thiết.