Hiện nay, nhiều doanh nghiệp sản xuất tại TP.Hồ Chí Minh đang tìm kiếm một giải pháp phần mềm ERP để giúp doanh nghiệp kiểm soát dự toán đơn hàng so với chi phí thực tế đồng thời nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp. Bài viết dưới đây sẽ giải đáp cho doanh nghiệp quy trình khiển khai ERP cho các doanh nghiệp sản xuất.
Vì sao doanh nghiệp sản xuất nên đầu tư vào phần mềm ERP?
Kiểm soát hiệu quả toàn bộ nguồn lực doanh nghiệp
Phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP là một phần mềm hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, hiểu đơn giản đó là kiểm soát, phân bổ, theo dõi toàn bộ các hoạt động của doanh nghiệp như quản lý sản xuất, mua hàng, bán hàng, Quản lý nhân sự, Kế toán, nhập kho, quản lý khách hàng…
Với hệ thống ERP doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát hiệu quả các nguồn lực của doanh nghiệp thông qua các lợi ích sau:
- Kiểm soát được dòng tiền, giảm thiểu tối đa chi phí hoạt động
- Quản lý, thống kê và kiểm soát hiệu quả các hoạt động bán hàng ( cả sale và POS)
- Giúp tiết kiệm thời gian và công sức, đặc biệt kiểm soát hiệu quả hơn cho các nghiệp vụ kế toán – tài chính
- Quản lý hiệu quả kho hàng, không để có hàng tồn, dự báo chính xác lượng hàng dự trữ
- Kiểm soát hiệu quả các nguồn lực sản xuất
Phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP giúp lãnh đạo dễ dàng kiểm soát được dòng tiền, tình trạng mua bán hàng hóa, kiểm soát được quy trình nhập – xuất kho, kiểm soát được các nguyên vật liệu phục vụ sản xuất, chăm sóc và phát triển khách hàng tốt hơn.
Tiết kiệm được thời gian và nhân lực cho các hoạt động sản xuất kinh doanh
Trước đây khi chưa có phần mềm quản trị doanh nghiệp thì toàn bộ các hoạt động của doanh nghiệp đều được thực hiện thủ công. Các cơ sở dữ liệu được lưu chủ yếu bằng file excel, với một kho số liệu khổng lồ thì sẽ phải huy động rất nhiều nguồn lực để kiểm soát.
Tăng doanh thu và lợi nhuận
Phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP giúp giữ chân khách hàng cũ và gia tăng khách hàng mối tốt hơn, điều này giúp cho doanh nghiệp ngày càng tiếp cận được nhiều khách hàng hơn và do đó gia tăng được doanh thu bán hàng.
Một đặc điểm nổi bật của phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP đó là các hoạt động bán hàng được liên kết với tính năng quản lý kho, tính năng quản trị tài chính – kế toán giúp cho doanh nghiệp kiểm soát hiệu quả lượng hàng xuất nhập kho, kiểm soát hiệu quả dòng tiền thu về từ hoạt động bán hàng, do đó giảm thiểu được tối đa các loại chi phí cũng như thất
Làm việc, quản lý nhàn hạ hơn với quy trình quản trị doanh nghiệp khoa học, đơn giản
Khi chưa sử dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp, các cấp quản lý phải đọc rất nhiều các báo cáo từ các bộ phận khác nhau. Báo cáo bán hàng, báo cáo kế toán, kiểm kho, chăm sóc khách hàng…Việc đọc những báo cáo này là cần thiết để nắm rõ tình hình hoạt động của doanh nghiệp, nhưng cũng vì vậy mà lấy đi rất nhiều thời gian của nhà quản trị.
Quy trình triển khai hệ thống ERP tại doanh nghiệp sản xuất
Eastern Sun là đơn vị hàng đầu trong tư vấn và triển khai giải pháp ERP cho các doanh nghiệp sản xuất với hơn 10 năm kinh nghiệm. Với vô số dự án đã triển khai thành công tại các doanh nghiệp sản xuất với quy mô từ 30 đến 4000 nhân sự, Eastern Sun đưa ra kế hoạch triển khai ERP theo hình thức “may đo”, thiết kế riêng cho các doanh nghiệp tại Việt Nam như sau:
Bước 1: Tiến hành gặp gỡ, trao đổi về nhu cầu, lộ trình, đánh giá mức độ phù hợp của cả hai bên
Nhiều doanh nghiệp sản xuất hiện nay vẫn còn tư duy rằng chỉ cần cài phần mềm, mua một phần mềm quản lý bất cứ đã là chuyển đổi số. Thế nhưng hệ thống ERP không chỉ đơn giản là một phần mềm với vài thao tác cài đặt đơn giản. Nói đến ERP là phải nói đến một giải pháp tổng thể, có khả năng giải quyết vấn đề vận hành trong thực tế của doanh nghiệp. Vì vậy, lựa chọn một đơn vị uy tín, có kinh nghiệm và khả năng giải quyết bài toán quản trị của doanh nghiệp là vô cùng quan trọng.
Sau khi nhận được yêu cầu từ khách hàng, Eastern Sun sẽ tiến hành thiết lập buổi gặp gỡ/trao đổi để nắm bắt được nhu cầu của khách hàng, từ đó đánh giá mức độ phù hợp của cả hai bên và đưa ra lộ trình triển khai ERP hợp lý và tối ưu nhất cho doanh nghiệp.
Về phía doanh nghiệp, cần xem xét mức độ phù hợp dựa trên một vài khía cạnh sau:
- Quy trình vận hành của doanh nghiệp đã tối ưu hay chưa; nếu chưa, có cách nào để tối ưu quy trình này không?
- Lãnh đạo và nhân viên có thực sự quyết tâm triển khai ERP vào doanh nghiệp hay không?
- Văn hoá quản trị của doanh nghiệp có phù hợp để áp dụng ERP hay không?
Triển khai ERP phải nói đến năng lực từ hai phía: doanh nghiệp và nhà cung cấp. Trên thực tế, Eastern Sun từng đề xuất một vài doanh nghiệp nên tạm dừng việc tiến hành triển khai ERP do năng lực của doanh nghiệp tại thời điểm chưa đáp ứng được việc vận hành hệ thống. Song song, Eastern Sun cũng hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận các chương trình nâng cao năng lực, tối ưu quy trình để có thể nhanh chóng triển khai ERP vào thực tế.
Bước 2: Khảo sát, phân tích và tư vấn
Nếu doanh nghiệp phù hợp để tiến hành triển khai hệ thống phần mềm ERP, Eastern Sun sẽ tiến hành khảo sát thực trạng doanh nghiệp, trong đó bao gồm các nội dung: Cơ cấu tổ chức, quy trình, hệ thống báo cáo, từ đó đưa ra giải pháp phù hợp nhất với thực tế của doanh nghiệp.
Không chỉ khảo sát thực trạng, Eastern Sun còn tiến hành phân tích những ưu, nhược điểm trong quá trình vận hành của doanh nghiệp và tư vấn để doanh nghiệp tối ưu hoá, chuẩn hoá các quy trình này. Khi tiến hành chuyển đổi số nói chung và triển khai hệ thống ERP nói riêng, doanh nghiệp sản xuất cần có một quy trình chuẩn, sau đó việc số hoá toàn bộ quy trình này lên hệ thống mới đạt được hiệu quả.
Bước 3: Thiết kế hệ thống phần mềm
Sau khi khảo sát, thống nhất và đi đến ký kết hợp đồng triển khai dự án ERP, hai bên sẽ thành lập đội dự án và cùng phối hợp xây dựng và thống nhất bộ tài liệu mô tả dựa trên mong muốn của doanh nghiệp và giải pháp tư vấn từ Eastern Sun.
Các tài liệu này mô tả chi tiết về yêu cầu các module, tính năng, chức năng, các biểu mẫu, báo cáo, thiết kế giao diện phù hợp với quy trình của doanh nghiệp. Bản mô tả cuối cùng sẽ cần xác nhận từ cả hai phía.
Cần phải lưu ý rằng, việc thành lập đội dự án để cùng thiết kế hệ thống phần mềm là vô cùng quan trọng. Hiện nay, nhân sự trong nhiều doanh nghiệp sản xuất vẫn còn tâm lý ngại thay đổi. Việc áp dụng hệ thống ERP phần nào đó khiến cho công việc thường ngày của họ phải thay đổi, họ phải làm quen với cách làm mới, văn hoá quản trị mới. Vì vậy không ít các doanh nghiệp thất bại với dự án chuyển đổi số bởi con người của dự án đó không thật sự quyết tâm. Chính vì vậy, lãnh đạo doanh nghiệp cần khéo léo cho mọi quản lý, nhân viên trong công ty thấy được tầm quan trọng và lợi ích của việc áp dụng ERP, từ đó cùng đồng lòng, quyết tâm triển khai dự án thành công.
Bước 4: Phát triển hệ thống phần mềm
Từ bộ tài liệu, biểu mẫu mà đội nghiệp vụ đã thống nhất, Eastern Sun tiến hành phát triển hệ thống. Trong suốt quá trình này, Eastern Sun liên tục trao đổi, cập nhật với doanh nghiệp để doanh nghiệp dễ dàng nắm bắt được các vấn đề phát sinh và kịp thời giải quyết.
Bước 5: Cài đặt, đào tạo và vận hành thử
Sau khi cài đặt hệ thống, hai bên sẽ cùng phối hợp cập nhật dữ liệu đầu vào của doanh nghiệp và tiến hành vận hành thử nghiệm hệ thống.
Trong quá trình vận hành thử nghiệm, Eastern Sun sẽ tổ chức đào tạo để doanh nghiệp có thể nhanh chóng làm quen với giao diện, các tính năng và thao tác trên hệ thống. Quá trình này cũng đảm bảo doanh nghiệp phát hiện các lỗi trên hệ thống để kịp thời khắc phục.
Bước 6: Vận hành phần mềm trong thực tế
Sau quá trình vận hành thử, doanh nghiệp tiến hành nghiệm thu dự án. Eastern Sun sẽ bàn giao toàn bộ hệ thống cùng tài liệu hướng dẫn cho doanh nghiệp. Eastern Sun tiếp tục hỗ trợ doanh nghiệp đưa toàn bộ dữ liệu vào vận hành thực tế.
Bước 7: Đo lường hiệu quả sau khi áp dụng phần mềm
Sau khi áp dụng phần mềm, doanh nghiệp có thể bắt đầu tiến hành đo lường hiệu quả của phần mềm ERP với quá trình kinh doanh, sản xuất của doanh nghiệp. Các chỉ số đo lường ROI từ chuyển đổi số có thể tham khảo tại đây.
Bước 8: Bảo trì, nâng cấp hệ thống
Eastern Sun không chỉ là nhà cung cấp phần mềm mà còn tiếp tục đồng hành cùng doanh nghiệp trong quá trình sử dụng phần mềm ERP và đồng hành cùng doanh nghệp để cải tiến, nâng cấ, mở rộng hệ thống theo sự phát triển và mong muốn của doanh nghiệp.
Eastern Sun ERP – Giải pháp ERP dành cho doanh nghiệp sản xuất Việt Nam
Eastern Sun là đơn vị tư vấn giải pháp và cung cấp hệ thống ERP dành riêng cho các doanh nghiệp sản xuất. Đội ngũ kỹ sư và chuyên gia người Việt giàu kinh nghiệm và tận tâm của Eastern Sun đã dày công nghiên cứu và tự phát triển hệ thống phần mềm Eastern Sun ERP. Chính vì vậy, Eastern Sun tự hào là giải pháp Việt dành cho người Việt, phù hợp với văn hoá quản trị của doanh nghiệp sản xuất Việt Nam.
Eastern Sun ERP là một hệ thống quản trị doanh nghiệp tổng thể, hợp nhất bao gồm nhiều phân hệ: Sản xuất, Bán hàng, Mua hàng, Kho, Hành chính – Nhân sự, Kế toán quản trị, Quản lý Công việc, Quản lý Dự án. Toàn bộ dữ liệu được lưu trữ tập trung và kế thừa giữa các phân hệ trong hệ thống, loại bỏ việc sử dụng các phần mềm đơn lẻ.
Giao diện màn hình quản lý sản xuất của Eastern Sun ERP
Giao diện quản lý kho bằng layout thông minh của Eastern Sun ERP
Màn hình quản lý định mức vật tư (BOM) của Eastern Sun ERP
Màn hình quản lý Hồ sơ nhân sự – Phân hệ Hành chính nhân sự của Eastern Sun ERP
Hiện nay, Eastern Sun ERP đã được triển khai tại nhiều doanh nghiệp sản xuất tại Việt Nam trong nhiều lĩnh vực như: Cơ khí, May mặc, Nhựa, Hoá chất, Thực phẩm, Gỗ nội thất,…Eastern Sun ERP đã và đang đồng hành cùng nhiều doanh nghiệp sản xuất tại Việt Nam trong hành trình Chuyển đổi số như: Việt Nhật plastic, Bình Minh, TCI, Hawee, Z176, Z175, Fitek, Airtech Thế Long, Vecto, Busan, Anpeco,….
