Trong môi trường sản xuất, cách tổ chức nhập – xuất nguyên vật liệu ảnh hưởng trực tiếp đến tốc độ cấp liệu, khả năng kiểm soát tồn kho và tiến độ của từng lệnh sản xuất. Bên cạnh FIFO và FEFO, LIFO – Last In, First Out là một phương pháp xuất kho có thể phù hợp với một số loại vật tư và mô hình lưu trữ nhất định.
Tuy nhiên, LIFO không phải phương pháp phù hợp với mọi loại hàng hóa. Nếu áp dụng sai, doanh nghiệp có thể khiến những lô vật tư cũ tồn kho quá lâu, khó kiểm soát chất lượng hoặc phát sinh chênh lệch giữa dữ liệu và thực tế.
Bài viết dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp hiểu rõ LIFO trong quản lý kho là gì, ưu nhược điểm, trường hợp nên áp dụng và cách kết hợp eSVN MES để kiểm soát nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất hiệu quả hơn.
1. LIFO trong quản lý kho là gì?
LIFO là viết tắt của Last In, First Out – Nhập sau, xuất trước. Theo nguyên tắc này, lô hàng được nhập kho gần nhất sẽ được ưu tiên lấy ra sử dụng hoặc xuất kho trước các lô nhập trước đó.
Ví dụ, doanh nghiệp nhập cùng một loại nguyên vật liệu theo ba đợt:
- Lô 1: nhập ngày 01/08 – 100 sản phẩm
- Lô 2: nhập ngày 05/08 – 100 sản phẩm
- Lô 3: nhập ngày 10/08 – 100 sản phẩm
Khi cần xuất 150 sản phẩm theo nguyên tắc LIFO:
- Xuất 100 sản phẩm của lô 3 trước.
- Tiếp tục xuất 50 sản phẩm từ lô 2.
- Tồn kho còn lại gồm 50 sản phẩm lô 2 và 100 sản phẩm lô 1.
Có thể hiểu đơn giản: vật tư mới nhập sẽ được sử dụng trước, vật tư nhập từ trước tiếp tục nằm trong kho.
Trong doanh nghiệp sản xuất, LIFO thường được xem xét dưới góc độ vận hành vật tư. Chẳng hạn, các pallet hoặc vật liệu mới nhập được đặt phía ngoài hoặc phía trên nên dễ lấy ra trước mà không cần di chuyển những lô nằm sâu bên trong.
LIFO có thể phù hợp với một số nhóm như kim loại, vật liệu xây dựng, bao bì, linh kiện hoặc vật tư công nghiệp ít bị ảnh hưởng bởi thời gian lưu kho.
Ngược lại, với thực phẩm, dược phẩm, mỹ phẩm, hóa chất hoặc vật tư có hạn sử dụng, doanh nghiệp cần đặc biệt thận trọng vì việc để lô cũ nằm lại trong kho có thể làm tăng nguy cơ cận hạn hoặc hết hạn.
2. Ưu nhược điểm của phương pháp LIFO
Ưu điểm
Thuận tiện với hàng hóa xếp chồng hoặc xếp lớp
Trong nhiều kho vật tư, hàng nhập sau thường nằm phía ngoài hoặc phía trên. Việc lấy hàng mới trước giúp nhân viên hạn chế phải đảo hoặc di chuyển nhiều pallet.
Rút ngắn thao tác xuất kho trong một số mô hình
Nếu cách bố trí kho phù hợp, nhân viên có thể nhanh chóng tiếp cận lô vừa nhập, từ đó giảm thời gian tìm kiếm và vận chuyển vật tư.
Phù hợp với vật tư ít bị ảnh hưởng bởi thời gian lưu kho
Kim loại, bao bì, một số linh kiện công nghiệp hoặc vật tư không có hạn sử dụng rõ ràng có thể được cân nhắc quản lý theo LIFO.
Tạo nguyên tắc cấp phát vật tư rõ ràng
Khi doanh nghiệp quy định rõ lô nào được ưu tiên, nhân viên kho không phải lựa chọn vật tư theo cảm tính, từ đó giảm sai sót trong quá trình cấp vật tư cho sản xuất.
Nhược điểm
Lô hàng cũ có nguy cơ tồn kho lâu
Do lô mới luôn được ưu tiên xuất trước, những lô nhập từ trước có thể liên tục bị giữ lại nếu doanh nghiệp không kiểm soát tuổi tồn kho.
Không phù hợp với hàng có hạn sử dụng
Đối với thực phẩm, hóa chất, dược phẩm hoặc nguyên vật liệu có tuổi thọ giới hạn, LIFO có thể làm tăng tỷ lệ hàng cận hạn và hết hạn.
Có thể phát sinh rủi ro giảm chất lượng vật tư
Một số vật liệu dù không có hạn sử dụng cụ thể vẫn có thể bị oxy hóa, ẩm, biến dạng hoặc xuống cấp khi lưu kho lâu.
Yêu cầu quản lý chính xác lô hàng và vị trí
Nếu doanh nghiệp không biết chính xác lô nào nhập vào thời điểm nào, đang nằm ở đâu và còn bao nhiêu, việc áp dụng LIFO rất dễ dẫn tới xuất sai lô hoặc chênh lệch dữ liệu.
3. Khi nào nên và không nên áp dụng LIFO?
LIFO chỉ thực sự hiệu quả khi phù hợp với đặc điểm hàng hóa và cách tổ chức kho của doanh nghiệp.
Khi nào nên áp dụng LIFO?
Doanh nghiệp có thể cân nhắc LIFO khi:
- Hàng hóa không có hạn sử dụng hoặc ít bị ảnh hưởng bởi thời gian lưu kho.
- Vật tư được xếp chồng, xếp lớp hoặc trên pallet khiến lô mới nhập dễ tiếp cận hơn.
- Không gian kho khiến việc lấy lô nằm sâu bên trong tốn nhiều thao tác.
- Doanh nghiệp cần quy định rõ nguyên tắc lựa chọn lô khi cấp vật tư.
- Chất lượng vật tư không thay đổi đáng kể khi lưu kho lâu.
Một số ví dụ có thể gồm thép, kim loại, vật liệu xây dựng, bao bì, linh kiện cơ khí hoặc một số loại vật tư sản xuất.
Khi nào không nên áp dụng LIFO?
Doanh nghiệp nên lựa chọn phương pháp khác nếu:
- Hàng hóa có hạn sử dụng.
- Vật tư dễ hỏng hoặc giảm chất lượng theo thời gian.
- Doanh nghiệp cần ưu tiên sử dụng những lô nhập trước.
- Sản phẩm phải kiểm soát chặt theo lot, batch hoặc hạn dùng.
- Kho chưa quản lý được chính xác ngày nhập, số lô và vị trí lưu trữ.
Đặc biệt, với nguyên vật liệu có hạn sử dụng, FEFO – First Expired, First Out thường phù hợp hơn. Trong khi đó, nếu doanh nghiệp muốn luân chuyển lô nhập trước để hạn chế tồn kho lâu, FIFO – First In, First Out là lựa chọn phổ biến hơn.
4. So sánh LIFO, FIFO và FEFO trong quản lý kho
| Tiêu chí | LIFO | FIFO | FEFO |
|---|---|---|---|
| Tên đầy đủ | Last In, First Out | First In, First Out | First Expired, First Out |
| Nguyên tắc | Nhập sau xuất trước | Nhập trước xuất trước | Hết hạn trước xuất trước |
| Mục tiêu | Ưu tiên vật tư mới, thuận tiện cho hàng xếp lớp | Luân chuyển lô cũ trước | Hạn chế hàng cận hạn và hết hạn |
| Phù hợp | Vật tư ít ảnh hưởng bởi thời gian | Phần lớn nguyên vật liệu thông thường | Hàng có hạn sử dụng |
| Ưu điểm | Giảm thao tác đảo hàng | Giảm tồn kho lâu | Kiểm soát hạn dùng tốt |
| Hạn chế | Lô cũ dễ nằm lại lâu | Cần bố trí kho hỗ trợ lấy lô cũ | Cần quản lý chính xác hạn dùng và lot |
| Ví dụ | Kim loại, bao bì, vật tư công nghiệp | Linh kiện, nguyên liệu sản xuất | Thực phẩm, hóa chất, dược phẩm |
Có thể hiểu ngắn gọn:
LIFO phù hợp khi lô nhập sau dễ tiếp cận và thời gian lưu kho không ảnh hưởng nhiều đến chất lượng.
FIFO phù hợp với phần lớn các loại nguyên vật liệu cần duy trì tốc độ luân chuyển ổn định.
FEFO ưu tiên cho hàng hóa có hạn sử dụng hoặc yêu cầu kiểm soát chất lượng nghiêm ngặt.
Doanh nghiệp sản xuất thậm chí có thể áp dụng nhiều nguyên tắc song song cho các nhóm nguyên vật liệu khác nhau thay vì sử dụng một phương pháp duy nhất cho toàn bộ kho.
5. Cách áp dụng LIFO hiệu quả trong quản lý vật tư sản xuất
5.1. Phân loại đúng nhóm vật tư
Trước khi áp dụng, doanh nghiệp cần xác định rõ những mã vật tư nào thực sự phù hợp với LIFO.
Không nên thiết lập LIFO đồng loạt cho toàn bộ kho. Những vật tư có hạn dùng, dễ biến chất hoặc cần kiểm soát theo tuổi tồn kho cần được tách riêng để áp dụng FIFO hoặc FEFO.
5.2. Quản lý đầy đủ thông tin từng lô
Mỗi lần vật tư được nhập vào kho, doanh nghiệp cần ghi nhận tối thiểu:
- Mã vật tư
- Ngày nhập
- Số lot/batch
- Số lượng
- Vị trí lưu kho
- Nhà cung cấp
- Trạng thái chất lượng
- Chứng từ liên quan
Dữ liệu càng đầy đủ, khả năng lựa chọn đúng lô khi cấp vật tư càng cao.
5.3. Thiết kế vị trí kho hỗ trợ nguyên tắc LIFO
Nếu áp dụng LIFO về mặt vật lý, vị trí lưu kho cũng cần được tổ chức phù hợp.
Lô nhập sau có thể được bố trí tại vị trí dễ lấy như phía ngoài, phía trên hoặc khu vực thuận tiện hơn cho việc cấp vật tư.
Tuy nhiên, nguyên tắc này vẫn phải đảm bảo các yêu cầu về tải trọng kệ, an toàn kho, lối đi, điều kiện bảo quản và quy định vận chuyển nội bộ.
5.4. Thiết lập quy trình cấp vật tư cho sản xuất
Đối với nhà máy, xuất kho không chỉ là đưa hàng ra khỏi kho mà còn liên quan trực tiếp đến lệnh sản xuất, công đoạn và định mức nguyên vật liệu.
Doanh nghiệp cần quy định rõ:
- Lệnh sản xuất nào cần vật tư.
- Mã vật tư và số lượng cần cấp.
- Lô nào được ưu tiên theo nguyên tắc LIFO.
- Vị trí lấy hàng.
- Người thực hiện cấp phát.
- Số lượng thực tế đã sử dụng.
- Số lượng hoàn trả hoặc còn dư sau sản xuất.
Việc liên kết dữ liệu vật tư với lệnh sản xuất giúp doanh nghiệp kiểm soát được dòng chảy nguyên vật liệu từ kho đến từng công đoạn.
5.5. Theo dõi tuổi tồn kho và kiểm kê định kỳ
Đây là bước đặc biệt quan trọng khi áp dụng LIFO.
Do các lô cũ có khả năng bị giữ lại lâu, doanh nghiệp cần thường xuyên kiểm tra:
- Lô tồn lâu nhất.
- Tuổi tồn kho.
- Số lượng ít luân chuyển.
- Lô có dấu hiệu xuống cấp.
- Chênh lệch giữa tồn kho hệ thống và thực tế.
- Vật tư đang nằm sai vị trí.
Nếu một lô đã tồn quá lâu, doanh nghiệp có thể chủ động thay đổi thứ tự xuất hoặc chuyển sang FIFO đối với mã vật tư đó.
6. Kiểm soát nguyên vật liệu và cấp phát sản xuất với ESVN MES
Trong nhà máy, thách thức lớn không chỉ nằm ở việc xác định lô nào cần xuất trước, mà còn là khả năng trả lời hàng loạt câu hỏi sau:
- Vật tư nào đang được dùng cho lệnh sản xuất nào?
- Lô vật tư nào đã được cấp xuống chuyền?
- Công đoạn nào đã sử dụng vật tư?
- Số lượng thực tế tiêu hao là bao nhiêu?
- Còn bao nhiêu nguyên vật liệu tại kho hoặc khu vực sản xuất?
- Thành phẩm được tạo ra từ những lot nguyên liệu nào?
Nếu doanh nghiệp quản lý các thông tin này bằng Excel, giấy tờ hoặc nhiều phần mềm tách biệt, dữ liệu rất dễ bị chậm, thiếu hoặc không đồng nhất.
eSVN MES giúp số hóa dòng chảy nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất, kết nối thông tin từ kế hoạch – lệnh sản xuất – cấp phát vật tư – thực thi tại công đoạn – ghi nhận thành phẩm.
Quản lý vật tư theo lô và thông tin truy xuất
Hệ thống có thể ghi nhận thông tin vật tư gắn với lot/batch, giúp doanh nghiệp xác định chính xác nguyên vật liệu được cấp cho từng lệnh sản xuất.
Qua đó, việc lựa chọn lô theo chính sách LIFO, FIFO hoặc FEFO có thể được kiểm soát trên dữ liệu thay vì phụ thuộc hoàn toàn vào kinh nghiệm của nhân viên.
Kết nối vật tư với lệnh sản xuất
Khi lệnh sản xuất được phát hành, nhu cầu nguyên vật liệu có thể được đối chiếu với BOM và kế hoạch sản xuất.
Nhân viên có thể biết rõ:
Lệnh sản xuất → Vật tư cần dùng → Số lượng → Lot → Công đoạn sử dụng
Nhờ đó, doanh nghiệp giảm tình trạng cấp nhầm vật tư, sai số lượng hoặc cấp không đúng lệnh.
Theo dõi tiêu hao nguyên vật liệu thực tế
eSVN MES hỗ trợ doanh nghiệp ghi nhận lượng nguyên vật liệu thực tế được sử dụng trong sản xuất và đối chiếu với định mức.
Điều này giúp phát hiện:
- Tiêu hao vượt BOM.
- Thiếu vật tư.
- Cấp thừa vật tư.
- Vật tư hoàn trả.
- Chênh lệch giữa kế hoạch và thực tế.
Đây là cơ sở quan trọng để doanh nghiệp kiểm soát chi phí sản xuất và cải thiện độ chính xác của dữ liệu tồn kho.
Truy xuất nguồn gốc từ nguyên liệu đến thành phẩm
Trong nhiều ngành sản xuất, doanh nghiệp cần biết một sản phẩm đã sử dụng nguyên liệu nào, từ lô nào và được sản xuất tại công đoạn nào.
Khi dữ liệu vật tư được liên kết với quá trình sản xuất trên MES, doanh nghiệp có thể xây dựng chuỗi truy xuất:
Raw Material Lot → Production Order → Workstation/Process → Finished Product Lot
Khi xảy ra vấn đề chất lượng, doanh nghiệp có thể nhanh chóng khoanh vùng những lô nguyên vật liệu và thành phẩm liên quan thay vì kiểm tra thủ công toàn bộ dữ liệu.
Kết nối dữ liệu kho và sản xuất
Một trong những lợi ích quan trọng của MES là tạo ra dòng dữ liệu liên tục giữa hoạt động cấp nguyên vật liệu và thực thi sản xuất.
Khi kết hợp eSVN MES với hệ thống ERP và quản lý kho, doanh nghiệp có thể hình thành chu trình dữ liệu xuyên suốt:
Kế hoạch sản xuất → Nhu cầu vật tư → Xuất kho → Cấp chuyền → Sản xuất → Tiêu hao thực tế → Nhập thành phẩm → Cập nhật tồn kho
Nhờ đó, bộ phận kho, kế hoạch và sản xuất cùng làm việc trên một nguồn dữ liệu thống nhất, giảm nhập liệu trùng lặp và hạn chế sai lệch giữa các bộ phận.
7. Kết luận
LIFO – nhập sau, xuất trước – có thể mang lại hiệu quả cho một số mô hình kho, đặc biệt với vật tư xếp chồng, hàng không có hạn sử dụng và ít chịu ảnh hưởng bởi thời gian lưu kho.
Tuy nhiên, doanh nghiệp không nên áp dụng LIFO một cách máy móc. Mỗi loại vật tư cần được lựa chọn nguyên tắc xuất phù hợp giữa LIFO, FIFO và FEFO dựa trên đặc tính hàng hóa, yêu cầu chất lượng và cách bố trí kho.
Đối với nhà máy sản xuất, vấn đề quan trọng hơn cả thứ tự xuất kho là khả năng kết nối dữ liệu vật tư với lệnh sản xuất và toàn bộ quá trình thực thi tại xưởng.
Với eSVN MES, doanh nghiệp có thể từng bước số hóa hoạt động cấp phát và sử dụng nguyên vật liệu, kiểm soát lot/batch, theo dõi tiêu hao thực tế và xây dựng khả năng truy xuất xuyên suốt từ nguyên liệu đến thành phẩm.
Từ đó, quản lý kho không còn là một hoạt động tách biệt mà trở thành một mắt xích trong hệ thống quản trị sản xuất thông minh, nơi dữ liệu được kết nối và cập nhật xuyên suốt từ kho – kế hoạch – sản xuất – chất lượng – thành phẩm.
