Lượt xem bài viết: 2

Tồn kho là nguồn lực cần thiết để doanh nghiệp duy trì hoạt động sản xuất và đáp ứng đơn hàng. Tuy nhiên, khi lượng hàng trong kho vượt quá nhu cầu thực tế, tồn kho lại trở thành một khoản chi phí lớn: vốn bị “chôn” trong hàng hóa, diện tích kho bị chiếm dụng, chi phí bảo quản tăng và nguy cơ hàng lỗi thời, hư hỏng hoặc hết hạn ngày càng cao.

Đặc biệt với doanh nghiệp sản xuất, tồn kho dư thừa không chỉ xuất hiện ở thành phẩm mà còn có thể nằm ở nguyên vật liệu, linh kiện, bán thành phẩm và vật tư phụ. Nếu dữ liệu giữa mua hàng – kho – bán hàng – sản xuất – kế toán không được liên thông, doanh nghiệp rất dễ tiếp tục mua thêm trong khi lượng hàng hiện có vẫn chưa được sử dụng.

Vậy tồn kho dư thừa là gì, nguyên nhân do đâu và doanh nghiệp nên kiểm soát như thế nào? Bài viết dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp nhìn nhận vấn đề từ góc độ quản trị dữ liệu và vận hành trên hệ thống ESVN ERP.

1. Tồn kho dư thừa là gì?

Tồn kho dư thừa là tình trạng số lượng hàng hóa, nguyên vật liệu, bán thành phẩm hoặc thành phẩm đang lưu kho vượt quá nhu cầu bán hàng, sản xuất hoặc sử dụng thực tế trong một khoảng thời gian nhất định.

Hiểu đơn giản, doanh nghiệp đang sở hữu nhiều hàng hơn mức cần thiết để đáp ứng hoạt động hiện tại và kế hoạch trong tương lai gần.

Tồn kho dư thừa có thể xuất hiện dưới nhiều hình thức:

Nguyên vật liệu được mua vượt nhu cầu sản xuất.
Thành phẩm sản xuất ra nhưng tốc độ tiêu thụ thấp.
Bán thành phẩm tồn tại quá lâu giữa các công đoạn.
Hàng theo mùa vụ đã qua thời điểm tiêu thụ cao.
Vật tư, linh kiện không còn được sử dụng.
Hàng cận hạn, hết hạn hoặc có nguy cơ xuống cấp.
Một kho đang dư hàng trong khi kho khác lại thiếu.
Hàng tồn lâu nhưng không được phát hiện và xử lý kịp thời.

Tình trạng này ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả vận hành của doanh nghiệp.

Chôn vốn trong hàng tồn kho

Tiền đã được sử dụng để mua nguyên vật liệu hoặc sản xuất thành phẩm nhưng chưa thể chuyển thành doanh thu. Khi tồn kho tăng quá cao, khả năng xoay vòng vốn của doanh nghiệp giảm đáng kể.

Tăng chi phí lưu kho

Doanh nghiệp phải chi trả thêm cho diện tích kho, nhân sự, thiết bị bảo quản, vận chuyển nội bộ, kiểm kê và quản lý hàng hóa.

Tăng nguy cơ hư hỏng và lỗi thời

Một số vật tư, linh kiện hoặc sản phẩm có vòng đời ngắn. Tồn kho càng lâu, khả năng mất giá hoặc không còn phù hợp với nhu cầu thị trường càng cao.

Ảnh hưởng đến kế hoạch mua hàng và sản xuất

Nếu tồn kho thực tế không được cập nhật chính xác, doanh nghiệp có thể tiếp tục mua nguyên vật liệu hoặc phát hành kế hoạch sản xuất mới dù hàng hiện tại vẫn còn dư.

Do đó, tồn kho dư thừa không đơn thuần là vấn đề của bộ phận kho mà liên quan trực tiếp đến mua hàng, bán hàng, sản xuất, kế hoạch, kế toán và quản trị dòng tiền.

2. Nguyên nhân dẫn đến tồn kho dư thừa

Tồn kho dư thừa thường là kết quả của nhiều sai lệch trong quá trình lập kế hoạch và phối hợp giữa các bộ phận.

2.1. Dự báo nhu cầu chưa chính xác

Doanh nghiệp dự báo nhu cầu dựa nhiều vào kinh nghiệm hoặc cảm tính mà thiếu dữ liệu lịch sử về bán hàng, đơn hàng, mùa vụ và biến động thị trường.

Khi dự báo cao hơn nhu cầu thực tế, doanh nghiệp dễ mua hoặc sản xuất vượt mức cần thiết.

2.2. Mua hàng quá nhiều để hưởng chiết khấu

Nhà cung cấp thường đưa ra mức giá tốt khi doanh nghiệp đặt mua số lượng lớn. Tuy nhiên, giá mua thấp chưa chắc đồng nghĩa với tổng chi phí thấp.

Nếu lượng hàng đó không được sử dụng đủ nhanh, doanh nghiệp phải chịu thêm:

Chi phí lưu kho.
Chi phí bảo quản.
Chi phí vốn.
Nguy cơ giảm chất lượng.
Rủi ro hàng lỗi thời.

2.3. Kế hoạch mua hàng chưa bám sát kế hoạch sản xuất

Trong doanh nghiệp sản xuất, nguyên vật liệu cần được mua dựa trên nhu cầu thực tế của đơn hàng, kế hoạch sản xuất, BOM và lượng tồn hiện có.

Nếu bộ phận mua hàng không nắm được chính xác nhu cầu vật tư, hàng đang tồn và hàng đã đặt nhưng chưa về, việc mua vượt nhu cầu rất dễ xảy ra.

2.4. Không theo dõi hàng chậm luân chuyển

Một số mã vật tư hoặc thành phẩm có thể không phát sinh giao dịch trong nhiều tuần hoặc nhiều tháng nhưng vẫn tiếp tục được mua hoặc sản xuất.

Nếu doanh nghiệp không có báo cáo theo tuổi tồn kho và tốc độ luân chuyển, lượng hàng dư sẽ tiếp tục tăng mà không được phát hiện.

2.5. Không thiết lập mức tồn kho phù hợp

Nhiều doanh nghiệp chú trọng tồn kho tối thiểu để tránh thiếu hàng nhưng lại chưa kiểm soát tồn kho tối đa.

Điều này khiến một số mã hàng tiếp tục được nhập dù lượng tồn đã vượt xa nhu cầu.

2.6. Dữ liệu giữa các phòng ban bị chia cắt

Đây là nguyên nhân phổ biến tại các doanh nghiệp vẫn quản lý bằng nhiều file Excel hoặc nhiều phần mềm riêng biệt.

Ví dụ:

Kho có một số liệu tồn.
Mua hàng sử dụng một file khác.
Bộ phận sản xuất có kế hoạch riêng.
Bán hàng quản lý đơn hàng trên hệ thống khác.
Kế toán cập nhật dữ liệu sau một khoảng thời gian.

Khi mỗi bộ phận nhìn thấy một phiên bản dữ liệu khác nhau, quyết định mua hàng và sản xuất rất dễ bị sai lệch.

3. Dấu hiệu doanh nghiệp đang tồn kho quá mức

Doanh nghiệp có thể nhận biết nguy cơ tồn kho dư thừa thông qua một số dấu hiệu sau.

Giá trị tồn kho tăng nhưng doanh thu không tăng tương ứng

Nếu lượng hàng trong kho liên tục tăng trong khi doanh số hoặc sản lượng tiêu thụ không cải thiện, doanh nghiệp cần kiểm tra lại chính sách mua và sản xuất.

Nhiều mã hàng không phát sinh xuất kho trong thời gian dài

Đây là dấu hiệu rõ ràng cho thấy hàng đang bị chậm luân chuyển hoặc không còn nhu cầu sử dụng.

Kho thường xuyên quá tải

Hàng hóa chiếm nhiều diện tích khiến việc sắp xếp, nhập – xuất và kiểm kê trở nên khó khăn hơn.

Xuất hiện nhiều hàng cận hạn hoặc lỗi thời

Đặc biệt với vật tư có hạn sử dụng, linh kiện điện tử, hóa chất, thực phẩm hoặc sản phẩm có vòng đời ngắn.

Thường xuyên phải giảm giá để giải phóng hàng

Nếu doanh nghiệp phải liên tục thanh lý hoặc giảm giá sâu để giảm lượng tồn, kế hoạch mua hàng hoặc dự báo nhu cầu trước đó có thể chưa phù hợp.

Mua hàng mới trong khi kho vẫn còn nhiều

Đây thường là dấu hiệu cho thấy thông tin giữa kho và mua hàng chưa được cập nhật hoặc liên thông kịp thời.

4. Cách xử lý tồn kho dư thừa hiệu quả

Để xử lý tồn kho dư thừa, doanh nghiệp cần tiếp cận theo từng nhóm hàng thay vì áp dụng một phương án chung cho toàn bộ kho.

4.1. Phân loại tồn kho theo tình trạng thực tế

Bước đầu tiên là xác định rõ hàng nào thực sự đang dư.

Doanh nghiệp có thể phân nhóm:

Hàng còn nhu cầu nhưng luân chuyển chậm.
Hàng tồn lâu.
Hàng cận hạn.
Hàng không còn nhu cầu sử dụng.
Hàng lỗi, hỏng hoặc không đạt chất lượng.
Hàng dư tại một kho nhưng thiếu tại kho khác.
Hàng có khả năng đổi hoặc trả nhà cung cấp.

Việc phân loại giúp doanh nghiệp lựa chọn phương án xử lý phù hợp thay vì giảm giá hoặc thanh lý hàng loạt.

4.2. Điều chuyển hàng giữa các kho

Trong doanh nghiệp có nhiều nhà máy, kho hoặc chi nhánh, tình trạng dư – thiếu hàng có thể xảy ra đồng thời.

Kho A có thể đang tồn 1.000 đơn vị trong khi kho B sắp hết hàng.

Thay vì mua mới cho kho B, doanh nghiệp có thể điều chuyển từ kho A. Phương án này giúp:

Hạn chế mua hàng không cần thiết.
Giảm tồn dư cục bộ.
Tăng hiệu quả sử dụng hàng hiện có.
Giảm áp lực diện tích kho.

Điều quan trọng là doanh nghiệp phải có khả năng nhìn thấy tồn kho theo từng địa điểm trên cùng một hệ thống.

4.3. Ưu tiên sử dụng hoặc bán hàng tồn lâu

Với những mặt hàng vẫn còn giá trị sử dụng, doanh nghiệp có thể áp dụng các phương án như:

Ưu tiên xuất hàng tồn lâu trước.
Tạo chương trình khuyến mại.
Bán theo combo.
Điều chỉnh chính sách giá.
Ưu tiên sử dụng vật tư tồn lâu cho các lệnh sản xuất phù hợp.

Đối với hàng có hạn sử dụng, doanh nghiệp có thể áp dụng nguyên tắc FEFO – First Expired, First Out, ưu tiên xuất những lô có hạn sử dụng gần nhất.

4.4. Đàm phán với nhà cung cấp

Đối với nguyên vật liệu hoặc hàng mua ngoài không còn nhu cầu, doanh nghiệp có thể trao đổi với nhà cung cấp để:

Đổi sang mã hàng khác.
Trả lại hàng nếu hợp đồng cho phép.
Điều chỉnh đơn hàng tiếp theo.
Giảm số lượng đặt hàng tối thiểu.
Thỏa thuận giao hàng thành nhiều đợt.

Đây là cách giảm tồn kho mà không phải chịu toàn bộ chi phí thanh lý.

4.5. Thanh lý hoặc xử lý hàng không còn giá trị

Với hàng lỗi thời, hư hỏng hoặc không còn khả năng sử dụng, doanh nghiệp cần xác định phương án thanh lý hoặc hủy theo quy trình.

Đồng thời, các nghiệp vụ liên quan cần được ghi nhận đầy đủ để đảm bảo tính chính xác của số liệu tồn kho và kế toán.

5. Làm thế nào để phòng tránh tồn kho dư thừa?

Xử lý hàng dư chỉ giải quyết phần ngọn. Mục tiêu quan trọng hơn là xây dựng hệ thống giúp doanh nghiệp phát hiện nguy cơ dư tồn trước khi nó xảy ra.

5.1. Lập kế hoạch dựa trên dữ liệu thực tế

Doanh nghiệp cần sử dụng dữ liệu từ:

Đơn bán hàng.
Lịch sử tiêu thụ.
Kế hoạch sản xuất.
Nhu cầu vật tư.
Tồn kho hiện tại.
Hàng đang mua.
Hàng đang sản xuất.
Lead time của nhà cung cấp.

Thay vì mỗi bộ phận tự lập kế hoạch riêng, toàn bộ dữ liệu cần được kết nối trên một nền tảng chung.

5.2. Thiết lập định mức tồn kho

Mỗi mã hàng nên được thiết lập các ngưỡng phù hợp như:

Tồn kho tối thiểu.
Tồn kho tối đa.
Điểm đặt hàng lại.
Tồn kho an toàn.

Khi lượng tồn tiến gần mức tối đa, doanh nghiệp có thể chủ động dừng hoặc giảm kế hoạch mua hàng.

Ngược lại, khi lượng tồn xuống dưới ngưỡng an toàn, hệ thống có thể hỗ trợ người quản lý xem xét bổ sung hàng.

5.3. Theo dõi tuổi tồn kho

Không nên chỉ nhìn vào tổng số lượng tồn kho.

Doanh nghiệp cần biết hàng đã nằm trong kho bao lâu.

Có thể phân loại theo các nhóm như:

Dưới 30 ngày.
30 – 60 ngày.
60 – 90 ngày.
Trên 90 ngày.

Các mốc thời gian cần được điều chỉnh theo đặc điểm ngành và vòng đời của từng nhóm hàng.

Báo cáo tuổi tồn giúp nhà quản lý nhanh chóng nhận diện những mã có nguy cơ trở thành tồn kho chết.

5.4. Kiểm soát mua hàng theo nhu cầu thực tế

Trước khi tạo đơn mua, doanh nghiệp cần xem đồng thời:

Tồn kho hiện tại + hàng đang về + nhu cầu sản xuất + nhu cầu bán hàng + tồn kho an toàn.

Điều này giúp tránh tình trạng bộ phận mua hàng chỉ nhìn vào một yêu cầu mua riêng lẻ rồi đặt thêm hàng dù trong hệ thống vẫn còn tồn.

6. Kiểm soát tồn kho dư thừa với ESVN ERP

Một trong những nguyên nhân khiến doanh nghiệp khó kiểm soát tồn kho là dữ liệu vận hành nằm rải rác ở nhiều bộ phận.

ESVN ERP giúp doanh nghiệp kết nối dữ liệu Kho – Mua hàng – Bán hàng – Sản xuất – Kế toán trên cùng một nền tảng, từ đó hỗ trợ kiểm soát tồn kho từ khi phát sinh nhu cầu cho đến khi hàng được sử dụng hoặc xuất bán.

Theo dõi tồn kho tập trung

ESVN ERP giúp doanh nghiệp theo dõi số lượng tồn theo:

Mã vật tư/hàng hóa.
Kho và vị trí lưu trữ.
Lô hàng.
Trạng thái hàng hóa.
Đơn vị tính.
Biến động nhập – xuất – tồn.

Người quản lý có thể nhanh chóng xác định mã hàng nào đang tồn nhiều và tồn tại đâu thay vì tổng hợp dữ liệu thủ công từ nhiều file.

Quản lý nhập – xuất – điều chuyển trên cùng hệ thống

Các nghiệp vụ nhập hàng, xuất hàng, điều chuyển giữa kho và kiểm kê được ghi nhận tập trung.

Khi hàng được nhập hoặc xuất, dữ liệu tồn kho được cập nhật để các bộ phận liên quan có cùng một nguồn thông tin phục vụ quyết định.

Kết nối tồn kho với mua hàng

Trước khi lập kế hoạch hoặc đơn mua, doanh nghiệp có thể kiểm tra lượng hàng hiện có và nhu cầu thực tế.

Nhờ đó, bộ phận mua hàng hạn chế tình trạng đặt thêm nguyên vật liệu khi lượng tồn hiện tại vẫn đủ đáp ứng sản xuất.

Kết nối kho với kế hoạch sản xuất

Với doanh nghiệp sản xuất, ESVN ERP giúp kết nối nhu cầu nguyên vật liệu từ kế hoạch và lệnh sản xuất với dữ liệu kho.

Doanh nghiệp có thể xác định:

Cần bao nhiêu vật tư → đang có bao nhiêu → thiếu bao nhiêu → cần mua bao nhiêu.

Đây là nền tảng quan trọng để hạn chế mua thừa nguyên vật liệu.

Kết nối kho với bán hàng

Dữ liệu đơn hàng và tình trạng tồn kho được liên thông giúp bộ phận bán hàng chủ động hơn khi xử lý đơn.

Đồng thời, nhà quản lý có thể nhận biết các mặt hàng có lượng tồn lớn nhưng tốc độ bán chậm để xây dựng phương án thúc đẩy tiêu thụ.

Báo cáo hỗ trợ quản trị tồn kho

Thông qua dữ liệu nhập – xuất – tồn tập trung, doanh nghiệp có thể theo dõi các chỉ tiêu phục vụ quản trị như:

Giá trị tồn kho.
Biến động nhập – xuất – tồn.
Hàng tồn lâu.
Hàng chậm luân chuyển.
Tồn kho theo từng kho.
Tình trạng dư – thiếu vật tư.
Lịch sử giao dịch của từng mã hàng.

Thay vì chờ đến kỳ kiểm kê mới phát hiện tồn kho bất thường, nhà quản lý có thể chủ động theo dõi dữ liệu trong quá trình vận hành.

7. Từ quản lý kho riêng lẻ đến quản trị tồn kho xuyên suốt với ERP

Tồn kho dư thừa thường không bắt đầu ở trong kho.

Nó có thể bắt đầu từ dự báo bán hàng sai, kế hoạch sản xuất chưa chính xác, yêu cầu mua vượt nhu cầu hoặc dữ liệu giữa các phòng ban không đồng nhất.

Do đó, chỉ sử dụng một phần mềm nhập – xuất kho chưa chắc đã giải quyết được tận gốc vấn đề.

Doanh nghiệp cần nhìn tồn kho như một phần của chuỗi vận hành xuyên suốt:

Đơn hàng → Kế hoạch → Mua hàng → Kho nguyên vật liệu → Sản xuất → Kho thành phẩm → Bán hàng → Kế toán.

Khi toàn bộ quy trình này được quản lý trên ESVN ERP, dữ liệu được kết nối từ đầu đến cuối. Bộ phận mua hàng biết lượng tồn thực tế, sản xuất biết nguyên vật liệu đang có, bán hàng biết thành phẩm sẵn sàng và ban lãnh đạo có dữ liệu tổng thể để ra quyết định.

Nhờ đó, doanh nghiệp không chỉ quản lý được “trong kho đang có gì”, mà còn có thể trả lời những câu hỏi quan trọng hơn:

Tại sao hàng đang tồn? Hàng sẽ được sử dụng khi nào? Có cần mua thêm không? Mã hàng nào cần xử lý trước?

8. Kết luận

Tồn kho dư thừa không chỉ làm tăng chi phí lưu trữ mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền, kế hoạch mua hàng, sản xuất và khả năng sử dụng vốn của doanh nghiệp.

Để kiểm soát tồn kho hiệu quả, doanh nghiệp cần kết hợp nhiều yếu tố: dự báo nhu cầu sát thực tế, thiết lập định mức tồn kho, kiểm soát kế hoạch mua hàng, theo dõi hàng chậm luân chuyển và liên thông dữ liệu giữa các phòng ban.

Với ESVN ERP, dữ liệu từ Mua hàng – Kho – Bán hàng – Sản xuất – Kế toán được tập trung trên một hệ thống, giúp doanh nghiệp từng bước giảm tình trạng mua thừa, sản xuất thừa và tồn kho kéo dài.

ESVN ERP – Kết nối dữ liệu, kiểm soát tồn kho và tối ưu nguồn lực doanh nghiệp trên một nền tảng quản trị thống nhất.