Giải Pháp Quản Lý Văn Bản Điều Hành

Eastern Sun cung cấp các giải pháp xây dựng Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp dành cho khối Cơ quan Nhà nước, với các quy trình linh hoạt, tích hợp liên thông với các hệ thống, an toàn và bảo mật.

Liên hệ hỗ trợ

Văn bản đến, đi

Phân hệ cho phép quản lý, tiếp nhận, trình xử lý, phân công xử lý các công văn đến, và đi theo quy định. Hệ thống được thiết lập theo luồng xử lý một cách linh hoạt từng đơn vị.

Văn bản nội bộ, tài liệu

Phần mềm cho phép tạo lập, lấy ý kiến ban hành, lưu trữ, chia sẻ các văn bản lưu hành nội bộ. Bên cạnh đó cho phép tạo lấy ý kiến, phê duyệt tờ trình, và ban hành các băn bản

Quản lý công việc

Hệ thống cung cấp các tính năng tạo lập công việc tự động từ công văn, văn bản đến đi, phân công nhiệm vụ, giao việc cho cán bộ, nhân viên, theo dõi tiến độ xử lý và báo cáo

Thông tin cán bộ

Phần mềm cho phép tích hợp và quản lý thông tin cán bộ nhằm chia sẻ thông tin chung đồng thời giúp quản lý thông tin cán bộ một cách đồng nhất và cập nhật dữ liệu cán bộ, nhân viên

Quản lý văn bản đến, văn bản đi

  • Tiếp nhận văn bản đến
  • Tiếp nhận liên thông văn bản đến từ các trục tích hợp
  • Tự động lấy số, ký hiệu văn bản đi, chọn số
  • Quản lý tài liệu đính kèm, các thuộc tính văn bản, sổ văn bản.
  • Quy trình dự thảo, rà soát, phê duyệt văn bản đối với văn bản đi
  • Quản lý thông tin phát hành văn bản
  • Tính năng trình, xin ý kiến chỉ đạo xử lý văn bản
  • Bút phê xử lý văn bản đến
  • Phân công giao việc & quản lý công việc liên quan đến văn bản
  • Quản lý phân quyền đọc, xử lý văn bản
  • Tra cứu, tìm kiếm nâng cao, hỗ trợ tìm kiếm lọc văn bản.
  • Khả năng tích hợp máy scan, máy in
  • Tính năng in sổ văn bản, kết xuất Excel, PDF, Word
  • Tổng hợp, báo cáo, thống kê văn bản, tình trạng xử lý
  • Nhật ký xử lý, trao đổi ý kiến theo từng văn bản

Văn bản nội bộ

  • Tổ chức, phân loại văn bản theo nghiệp vụ, đơn vị ban hành
  • Quản lý mẫu biểu, hướng dẫn, văn bản đính kèm, văn bản liên quan
  • Quản lý tình trạng hiệu lực của văn bản
  • Quy trình dự thảo, rà soát, phê duyệt, ban hành văn bản
  • Quản lý phản hồi, ý kiến về văn bản
  • Tra cứu, tìm kiếm nâng cao, toàn văn
  • Báo cáo, thống kê, kết xuất dữ liệu
  • Hỗ trợ tích hợp chữ ký số, máy scan

Phân hệ quản lý công việc

  • Khởi tạo, phân công, giao xử lý công việc.
  • Chức năng phân loại công việc theo lĩnh vực, nghiệp vụ,
  • Quản lý checklist , tài liệu, hình ảnh, gắn liên kết vào công việc
  • Cập nhật, báo cáo tiến độ xử lý công việc
  • Cho phép thông báo, nhắc việc qua email hoặc ứng dụng mobile
  • Tạo và quản lý nhóm, danh mục công việc
  • Tạo công việc tự động từ hệ thống văn bản đến, văn bản đi
  • Quản lý hồ sơ công việc
  • Báo cáo, thống kê, kết xuất dữ liệu công việc
  • Hỗ trợ tích hợp ứng dụng di động

Thông tin nhân sự và danh bạ

  • Danh mục phòng ban bộ phận
  • Quản lý thông tin nhân sự theo mẫu 2C và có thể tùy chỉnh
  • Quản lý thông tin về cấp bậc, trình độ
  • Quản lý thông tin đảng viên
  • Quản lý thông tin quá trình công tác
  • Quản lý cập nhật luân chuyển cán bộ
  • Báo cáo thống kê thông tin cán bộ
  • Kết xuất danh sách dữ liệu ra Excel, PDF, Word
 

Quy trình xử lý văn bản đến

  •  1. Văn thư tiếp nhận văn bản đến
  •  2. Văn thư phân loại văn bản, trình gửi đến lãnh đạo
  •  3. Lãnh đạo có bút phê trên phần mềm và chuyển giao bộ phận xử lý
  •  4. Hệ thống chuyển văn bản đến phòng và người được phân xử lý
  •  5. Trưởng bộ phận tiếp nhận văn bản phân công đến các chuyên viên
  •  6. Hệ thống sẽ tự động tạo công việc theo luồng phân công trên phần mềm
  •  7. Chuyên viên tiếp nhận công việc và xử lý công việc liên quan văn bản
  •  8. Chuyên viên cập nhật tiến độ công việc xử lý văn bản
  •  9. Hệ thống thể hiện tiến độ xử lý văn bản trên phần mềm
  •  10. Lãnh đạo, trưởng bộ phận theo dõi tiến độ xử lý trên phần mềm
  •  11. Dữ liệu tổng hợp báo cáo theo thời gian thực

Tài liệu chia sẻ và Lịch công tác,Thông báo

  •  Tạo lập lịch công tác lãnh đạo.
  •  Tạo lập lịch công tác lãnh đạo.
  •  Tạo lập lịch làm việc phòng ban
  •  Kết xuất, in lịch lãnh đạo và phòng ban
  •  Tạo lập và chia sẻ các tài liệu biểu mẫu, ISO trên phần mềm
  •  Tạo lập Thông báo cơ quan
  •  Tạo lập Thông báo phòng ban
  •  Gửi thông báo

Tính năng chính phần mềm Quản lý văn bản

  •  Quản lý văn bản đến, văn bản đi
  •  Tích hợp liên thông văn bản đến, đi của các đơn vị
  •  Quản lý văn bản nội bộ
  •  Quản lý phân công giao việc đến cán bộ nhân viên từ hệ thống văn bản
  •  Quản lý chia sẻ tài liệu, lịch, thông báo
  •  Quản lý thông tin cán bộ
  •  Quản lý và tùy chỉnh luồng (Workflow) xử lý văn bản, công việc theo từng đơn vị
  •  Hỗ trợ Tích hợp hệ thống xác thực một lần SSO, và Active Directory
  •  Tổng hợp dữ liệu báo cáo

Quy trình làm việc của chúng tôi !

Chúng tôi luôn lắng nghe và đồng hành cùng khách hàng để xây dựng giải pháp chuyển đổi số phù hợp nhất với từng doanh nghiệp.

Tư vấn, báo giá

Tư vấn thông tin hữu ích cho khách hàng.

Lập hợp đồng

Tạo lập đơn hàng và hợp đồng dịch vụ.

Kích hoạt dịch vụ

Thiết lập và kích hoạt sản phẩm dịch vụ cam kết.

Đào tạo, Hỗ trợ

Hướng dẫn, hỗ trợ trong quá trình sử dụng.

Phần Mềm Quản Lý Văn Bản Và Điều Hành Tác Nghiệp

Là một sản phẩm được thiết kế xây dựng theo từng yêu cầu của các tổ chức với các tính năng chung, riêng, nhằm đáp ứng triển khai giải pháp phù hợp tưng đơn vị.

Để phục vụ quý khách tốt nhất, quy trình làm việc của chúng tôi như sau:

01.

Tư vấn xây dựng phần mềm

Giới thiệu tính năng về phần mềm và các giải pháp công nghệ, phương án triển khai và kinh phí phù hợp với từng đơn vị tổ chức.

02.

Đánh giá hiện trạng và Đề xuất giải pháp

Khảo sát quy trình quản lý. Phối hợp Bộ phận phụ trách để xác định rõ về yêu cầu công nghệ, hiện trạng của hệ thống. Cung cấp Báo cáo đánh giá & Đề xuất các phương án triển khai.

03.

Lựa chọn giải pháp phù hợp

Phối hợp với tổ chức để lựa chọn giải pháp tối ưu nhất về công nghệ thời gian, chi phí, nguồn lực…

04.

Phối hợp thực hiện triển khai giải pháp

Phát triển, cài đặt, cấu hình hệ thống, tùy chỉnh hệ thống theo giải pháp kỹ thuật đã được phê duyệt…

05.

Nghiệm thu

Phối hợp với các phòng ban của khách hàng, đánh giá, kiểm tra hệ thống – đảm bảo hệ thống triển khai đã đáp ứng yêu cầu

06.

Thực hiện công tác chuyển đổi dữ liệu nếu có

Phối hợp với các đơn vị liên quan để thiết lập dữ liệu ban đầu và chuyển đổi dữ liệu hiện có của tổ đơn vị tổ chức lên hệ thống mới

07.

Đào tạo và chuyển giao

Tổ chức đào tạo cho đối người sử dụng chính cũng như các cán bộ vận hành đồng thời thực hiện chuyển giao đầy đủ tài liệu kỹ thuật, tài liệu Hướng dẫn sử dụng, cùng biên bản nghiệm thu…

08.

Dịch vụ hỗ trợ sau triển khai

Thực hiện công tác bảo hành hệ thống theo thỏa thuận đã thống nhất. Cung cấp các kênh hỗ trợ qua hotline, email, website…