Quản lý sản xuất là một trong những hoạt động vô cùng quan trọng. Vì nó ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh và sự phát triển của doanh nghiệp. Tuy nhiên, đa số các doanh nghiệp hiện nay vẫn còn loay hoay và gặp nhiều rắc rối trong khâu quản lý sản xuất. Điển hình như nhiễu loạn thông tin từ các bộ phận, quy trình vận hành có nhiều lỗ hổng, vận hành sản xuất bị trì trệ… Hãy theo dõi bài viết dưới đây, để tham khảo 7 bước quản lý sản xuất hiệu quả nhất năm 2022 nhé.
Tổng quan về quản lý sản xuất trong doanh nghiệp
Quản lý sản xuất là hoạt động nằm trong một giai đoạn của việc sản xuất kinh doanh, gắn liền với các khu nhà máy, khu xưởng. Quản lý sản xuất tham gia trực tiếp vào việc lên kế hoạch, đồng thời giám sát tiến độ của quá trình sản xuất để đảm bảo cung cấp hàng hóa đúng thời gian, đạt yêu cầu về số lượng, chất lượng đúng theo kế hoạch. Ví dụ, một số công việc cụ thể trong quản lý sản xuất có thể kể đến như đánh giá năng lực sản xuất, quản lý các công đoạn và chất lượng sản phẩm.
Việc quản lý sản xuất sẽ luôn được diễn ra song hành với quá trình sản xuất để kiểm soát hoạt động này và đặt ra định hướng cho quá trình phát triển của công ty. Do đó, đặt ra mục tiêu cho quản lý sản xuất là vô cùng quan trọng. Mặc dù, mỗi lĩnh vực sẽ có những đường hướng, phương án phát triển khác nhau, nhưng nhìn chung mọi quy trình quản lý sản xuất đều phải tuân theo một số nguyên tắc nhất định sau:
- Không được bỏ sót khâu nào khi quản lý dây chuyền sản xuất
- Ở từng giai đoạn khác nhau đều phải kiểm tra chất lượng sản phẩm
- Đảm bảo định mức kho, quản lý xuất nhập khẩu
- Kiểm tra tiến độ liên tục, để đảm bảo xử lý kịp thời các tình huống phát sinh
- Tận dụng các nguồn lực để thúc đẩy năng suất kinh doanh, doanh thu công ty
Quy trình 7 bước trong quản lý sản xuất
Thông thường, để việc quản lý sản xuất diễn ra một cách hiệu quả nhất, doanh nghiệp cần phải vạch rõ quy trình thực hiện, tránh trường hợp quản lý lộn xộn tốn kém cả thời gian và công sức.
Bước 1: Nghiên cứu và dự báo nhu cầu sản xuất sản phẩm
Bước đầu tiên trong quy trình quản lý sản xuất chính là dự báo nhu cầu sản xuất sản phẩm, là xuất phát điểm của quản trị sản xuất. Người quản lý cần phải nghiên cứu thị trường, để xác định kế hoạch tổ chức điều hành sản xuất sao cho phù hợp với nhu cầu từ thị trường và đường hướng phát triển của công ty. Bước này chính là cơ sở, căn cứ để xác định có nên sản xuất hay không nên sản xuất? Nếu tiến hành sản xuất thì cần thiết kế hệ thống sản xuất như thế nào để đảm bảo thỏa mãn được nhu cầu đã dự báo một cách tốt nhất.
Bước 2: Kiểm soát, giám sát việc thiết kế sản phẩm và quy trình công nghệ
Hiện nay, sự cạnh tranh trên thị trường đối với các mặt hàng sản xuất ngày càng gay gắt. Bởi vậy, công đoạn thiết kế cũng như đưa sản phẩm mới ra thị trường nhanh chóng chính là một thách thức lớn với bộ phận quản lý sản xuất. Việc thiết kế sản phẩm cần phải đáp ứng được các yêu cầu của thị trường mục tiêu. Đồng thời vẫn cần phù hợp với khả năng, năng lực nội tại của doanh nghiệp. Người quản lý sản xuất cần phải nắm được những điều cơ bản sau khi tiến hành giám sát quá trình thiết kế sản phẩm:
- Mỗi loại sản phẩm đòi hỏi phương pháp và quy trình công nghệ sản xuất tương ứng. Phải xác định những yếu tố đầu vào cần thiết như máy móc, thiết bị, trình tự các bước công việc và những yêu cầu kỹ thuật để có khả năng tạo ra các sản phẩm hoàn hảo nhất
- Tổ chức hoạt động nghiên cứu thiết kế sản phẩm và quy trình công nghệ có bài bản
- Đồng thời doanh nghiệp cần thiết lập mối quan hệ chặt chẽ, thường xuyên với các tổ chức nghiên cứu bên ngoài, cung cấp điều kiện cho các hoạt động nghiên cứu và sử dụng kết quả nghiên cứu của họ.
Bước 3: Quản lý năng lực sản xuất của doanh nghiệp
Bước tiếp theo chính là quản lý năng lực sản xuất của doanh nghiệp. Ở giai đoạn này, người quản lý phải xác định quy mô công suất dây chuyền sản xuất của doanh nghiệp. Bởi đây chính là một trong những hoạt động có tầm ảnh hưởng rất lớn đến khả năng phát triển của doanh nghiệp trong tương lai. Khi xác định đúng năng lực sản xuất, quản lý sẽ điều phối được khả năng này sao cho phù hợp với nhu cầu của thị trường và mục tiêu của doanh nghiệp. Đồng thời cũng tạo điều điều kiện nắm bắt những cơ hội kinh doanh mới trên thị trường. Nếu xác định khả năng sản xuất một cách cẩu thả, không hợp lý sẽ gây lãng phí rất lớn. Tốn kém vốn đầu tư hoặc có thể cản trở quá trình sản xuất sau này.
Bước 4: Định vị doanh nghiệp
Xác định vị trí cho doanh nghiệp là một hoạt động có ý nghĩa chiến lược để phát triển sản xuất kinh doanh. Định vị doanh nghiệp có khả năng tạo ra lợi thế cạnh tranh rất lớn. Để thực hiện bước này cần tiến hành hàng loạt các phân tích đánh giá những nhân tố về thị trường mục tiêu, khách hàng tiềm năng ảnh hưởng tới doanh nghiệp. Trong hoạt động quản lý sản xuất đây là một bước phức tạp đòi hỏi phải kết hợp chặt chẽ cả những phương pháp định tính và định lượng. Tuy nhiên, với đặc thù của ngành sản xuất nên đối với việc quản lý chỉ cần xác định địa điểm có chi phí sản xuất và tiêu thụ là nhỏ nhất, đặc biệt là chi phí vận chuyển.
Bước 5: Lập kế hoạch các nguồn lực
Lập kế hoạch các nguồn lực nhằm đảm bảo sản xuất diễn ra liên tục, với chi phí thấp nhất. Nguồn lực là yếu tố đầu vào quan trọng cần thiết để có thể sản xuất đủ số lượng sản phẩm. Kế hoạch các nguồn lực có thể coi là kế hoạch trung hạn về khối lượng sản phẩm sản xuất tương ứng với nhu cầu về nguyên vật liệu, lao động. Lập kế hoạch các nguồn lực cho phép doanh nghiệp dự tính được khả năng sản xuất của doanh nghiệp, để xây dựng các phương án quản lý phù hợp nhất với nguồn lực vào sản xuất, đặc biệt là các chiến lược huy động sử dụng lao động và máy móc thiết bị.
Bước 6: Thực thi, kiểm soát, điều độ sản xuất
Bước 6 là bước tổ chức thực hiện các kế hoạch quản lý sản xuất đã đặt ra. Bước này bao gồm toàn bộ các hoạt động như nghiên cứu thị trường, xây dựng lịch trình sản xuất, điều phối công việc sản xuất, phân công, giao việc cho từng người để đảm bảo hoàn thành đúng tiến độ đã xác định trong lịch trình sản xuất trên cơ sở sử dụng có hiệu quả khả năng sản xuất hiện có của doanh nghiệp. Cần phải xác định rõ trách nhiệm, chức năng của từng người, từng công đoạn sản xuất, nhằm đảm bảo sản xuất theo đúng kế hoạch đã vạch ra.
Bước 7: Kiểm soát hệ thống sản xuất
Đây là bước cuối cùng và cũng là bước quan trọng nhất trong quá trình quản lý sản xuất. Khi kiểm soát hệ thống sản xuất, cần chú ý kiểm soát chất lượng sản phẩm và quản trị hàng tồn kho. Vì hàng dự trữ tồn kho luôn là một trong những yếu tố chiếm tỷ trọng chi phí khá lớn. Khi dự trữ không hợp lý có thể dẫn tới tình trạng ứ đọng vốn, khó quay vòng vốn. Ảnh hưởng nghiêm trọng đến quá trình sản xuất, khiến việc sản xuất bị trì trệ.
Quản lý chất lượng trong sản xuất là một yếu tố mang ý nghĩa chiến lược, quản lý sản xuất sẽ tập trung giải quyết những vấn đề cơ bản về chất lượng của các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường. Phân tích mục tiêu, nhiệm vụ, các đặc điểm, phạm vi và chức năng của quản lý chất lượng trong sản xuất là cơ sở khoa học để các cán bộ quản trị sản xuất xây dựng chính sách, chiến lược chất lượng cho bộ phận sản xuất.
Một yêu cầu bắt buộc đối với các cán bộ quản trị sản xuất là cần hiểu rõ và biết sử dụng các công cụ và kỹ thuật thống kê trong quản lý chất lượng. Hệ thống công cụ thống kê và kỹ thuật thống kê góp phần đảm bảo cho hệ thống sản xuất được kiểm soát chặt chẽ và thường xuyên có khả năng thực hiện tốt những mục tiêu chất lượng đã đề ra.
Kết luận
Tóm lại, để doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, năng suất cao và có doanh thu tốt. Người điều hành cần phải lập và triển khai một quy trình quản lý sản xuất hiệu quả. Đảm bảo đúng tiêu chuẩn để từ đó phát triển nên thành những chiến lược định hướng phát triển bền vững. Đồng thời phải có tính khoa học, khả thi. Bởi vì hiệu quả của quá trình sản xuất không ngừng thay đổi. Cần áp dụng linh hoạt những tiến bộ khoa học kĩ thuật để tối ưu quy trình sản xuất. Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể sử dụng một số công cụ hỗ trợ để quá trình quản lý sản xuất diễn ra thuận lợi. Ví dụ như các phần mềm ERP như của Odoo, SAP hay Eastern Sun ERP – một sản phẩm dành riêng cho quản trị sản xuất.
